Ejercicios

Los ejercicios dividen la contabilidad de una empresa en periodos contables. Cada asiento contable pertenece a un ejercicio y tiene una fecha dentro de él, y un ejercicio debe estar abierto para recibir asientos. Al final del año, usted cierra el ejercicio: TrakIT traspasa su beneficio o pérdida a resultados de ejercicios anteriores y lo bloquea.

Los ejercicios se llevan por empresa, en la pestaña Financial Years de Admin > Masters > Finance Masters. Elija la empresa en la parte superior de la pestaña. La lista muestra cada ejercicio con su Start Date, su End Date, quién lo creó y quién lo cerró y cuándo, o Open. Los ejercicios cerrados aparecen en gris.

Los ejercicios también son útiles para las empresas que no llevan su contabilidad en TrakIT: las listas de presupuestos, facturas, facturas de proveedor, asientos internos y partidas pueden mostrar un ejercicio cada vez. Consulte Los ejercicios en otras páginas.

Cómo funcionan los ejercicios

Los ejercicios se suceden sin huecos ni solapamientos: cada ejercicio empieza el día siguiente al final del anterior.
Un ejercicio dura un año, o nueve o seis meses.
Una empresa puede tener como máximo dos ejercicios abiertos a la vez, por ejemplo el ejercicio actual y el siguiente. Para crear un tercero, cierre primero el más antiguo.
Un ejercicio no se puede modificar ni eliminar una vez creado.
Los ejercicios se cierran en orden, del más antiguo al más reciente, y un ejercicio cerrado no se puede volver a abrir.

TrakIT da nombre a cada ejercicio a partir de sus fechas: FY2026 para un ejercicio del 1 de enero al 31 de diciembre de 2026, FY2026-2027 para un ejercicio que continúa en el año natural siguiente, y FY2601-2606 para cualquier otro periodo dentro de un mismo año natural (aquí, de enero a junio de 2026).

Crear un ejercicio

Seleccione Admin > Masters > Finance Masters y, a continuación, la pestaña Financial Years.
Elija la empresa.
Seleccione Create New FY.
Para el primer ejercicio de la empresa, introduzca la Start Date. Para cualquier ejercicio posterior, la fecha de inicio es el día siguiente al final del ejercicio anterior y no se puede cambiar.
Compruebe el Period: One Year, Nine Months o Six Months. Solo los administradores del sistema pueden elegir un periodo distinto de un año.
Seleccione Create.

El ejercicio termina el día anterior a la misma fecha un periodo después: un periodo de un año que empieza el 1 de abril de 2026 termina el 31 de marzo de 2027.

Create New FY solo aparece mientras la empresa tiene menos de dos ejercicios abiertos. El primer ejercicio solo se puede crear una vez definida la moneda predeterminada de la empresa (consulte Configurar la contabilidad).

Elija con cuidado la fecha de inicio del primer ejercicio. Los saldos de apertura se contabilizan en esa fecha, y ningún documento ni asiento con fecha anterior puede pasar a la contabilidad.

Cree cada nuevo ejercicio antes de que termine el actual. Un documento con fecha posterior al final del último ejercicio no se puede contabilizar, y por tanto no se puede finalizar, hasta que exista un ejercicio que cubra su fecha.

Contabilizar en un ejercicio

Un asiento solo se puede contabilizar en un ejercicio abierto que cubra su fecha. TrakIT nunca traslada un asiento a otro ejercicio.

Asiento	Su fecha	Su ejercicio
Factura, factura rectificativa, factura de proveedor	La fecha del documento	El ejercicio abierto que cubre la fecha.
Cobro, pago	La fecha de operación	El ejercicio abierto que cubre la fecha.
Asiento interno	La fecha del asiento interno	El ejercicio abierto que cubre la fecha.
Baja por incobrable de una factura	La fecha de la baja que usted elige	El ejercicio abierto que cubre la fecha.
Ajustes de una factura o factura de proveedor	La fecha del documento; si cambian más tarde, el día del cambio	El ejercicio abierto que cubre la fecha.
Asiento contabilizado a mano	La fecha que usted introduce: no en el futuro	El ejercicio seleccionado en la página Asientos contables. La fecha debe estar dentro de él.
Saldos de apertura	El primer día del primer ejercicio	El primer ejercicio de la empresa.
Revalorización de divisas	La fecha que usted elige: no en el futuro	El ejercicio abierto seleccionado en la página de asientos contables.
Cierre del ejercicio	El último día del ejercicio	El ejercicio que se cierra.

Si ningún ejercicio abierto cubre la fecha de un documento, porque el ejercicio aún no existe o ya está cerrado, el documento no se puede finalizar, y el mensaje lo indica. Cree el ejercicio o compruebe la fecha del documento.

El cierre es el único bloqueo de la contabilidad. Mientras un ejercicio está abierto, se pueden contabilizar asientos en cualquiera de sus días, incluidos los meses anteriores. Las facturas tienen sus propios límites para antedatar, definidos para su empresa: consulte Factura.

Cerrar un ejercicio

El cierre es el cierre formal del ejercicio. Antes de cerrar un ejercicio:

su fecha de fin debe haber pasado: puede cerrarlo a partir del día siguiente;
el ejercicio siguiente debe existir ya;
todos los ejercicios anteriores deben estar cerrados;
la empresa necesita una cuenta de resultados de ejercicios anteriores: una cuenta hija activa cuyo Special Code es RE (consulte Configurar la contabilidad).

Para cerrar un ejercicio:

En la pestaña Financial Years, elija la empresa.
Seleccione Close FY. TrakIT muestra el ejercicio abierto más antiguo: es el que cierra.
Lea el mensaje y, a continuación, seleccione Close FY.

Si falta algo, TrakIT indica qué, y no cambia nada.

Qué hace el cierre

En un único paso, que o bien se completa o bien lo deja todo como estaba:

TrakIT calcula el saldo del ejercicio de cada cuenta activa de ingresos y de gastos.
Contabiliza un asiento de cierre, Year-End Closing - seguido del nombre del ejercicio, con fecha del último día del ejercicio. El asiento deja cada una de esas cuentas a cero y lleva el beneficio o la pérdida neta a la cuenta de resultados de ejercicios anteriores. Para una cuenta que se lleva en moneda extranjera, también deja a cero el saldo en moneda.
Marca el ejercicio como cerrado, con su nombre y la fecha.

Si el ejercicio no tuvo ingresos ni gastos, TrakIT lo cierra sin asiento.

Después del cierre

Ya no se puede contabilizar nada en el ejercicio, ni a mano ni desde documentos, y New Entry y FX Revaluation ya no aparecen para él en la página de asientos contables.
Ningún asiento del ejercicio se puede revertir. Un documento cuyo asiento está en un ejercicio cerrado ya no se puede restablecer ni anular su finalización, y sus ajustes ya no pueden cambiar la contabilidad. Corríjalo con un asiento con fecha en un ejercicio abierto.
Una vez cerrado el primer ejercicio, los saldos de apertura ya no se pueden modificar.
Los informes siguen mostrando el ejercicio. La cuenta de pérdidas y ganancias excluye el asiento de cierre, de modo que un ejercicio cerrado sigue mostrando su resultado. En el balance de situación, el resultado del ejercicio forma ahora parte de los resultados de ejercicios anteriores.

Cierre cada ejercicio cuando su contabilidad sea definitiva. Mientras no estén cerrados todos los ejercicios anteriores, el balance de situación de un ejercicio posterior no cuadra: su beneficio aún no ha llegado a resultados de ejercicios anteriores, y el balance de situación se lo advierte.

Lista de comprobación del cierre del ejercicio

Finalice, o resuelva, todas las facturas, facturas rectificativas, facturas de proveedor, cobros, pagos y asientos internos con fecha en el ejercicio.
Compruebe las cuentas de banco y de caja con sus extractos bancarios.
Si la empresa trabaja con otras monedas, ejecute la revalorización de divisas a fecha del último día del ejercicio: consulte Contabilidad multidivisa.
Compruebe el balance de sumas y saldos a fecha del último día del ejercicio: el debe y el haber deben ser iguales.
Asegúrese de que existe el ejercicio siguiente.
Cierre el ejercicio.
Compruebe el balance de situación a fecha del último día del ejercicio.

Los ejercicios en otras páginas

Las páginas Asientos contables, Balance de sumas y saldos, Balance de situación y Cuenta de pérdidas y ganancias muestran un ejercicio cada vez. Se abren en el ejercicio abierto que incluye el día de hoy o, si no hay ninguno, en el último ejercicio abierto, o en el último ejercicio si todos están cerrados.
Las listas de presupuestos, facturas, facturas de proveedor, asientos internos y partidas pueden mostrar los documentos con fecha en un ejercicio, o – All FY –. Se abren en el ejercicio abierto que incluye el día de hoy, o en el último ejercicio abierto, o en todos los ejercicios si no hay ninguno abierto.

Quién puede gestionar los ejercicios

Sección	Permiso	Le permite
Finance Masters	Read	Ver los ejercicios.
Finance Masters	Open/Close Financial Year	Crear y cerrar ejercicios.

Solo los administradores del sistema pueden crear un ejercicio de menos de un año.