Activo

La página Asset muestra un activo, como un camión, un remolque o un equipo: sus datos, y pestañas para sus campos de activo, las órdenes de trabajo en las que está, sus actividades, sus activos vinculados, sus empresas, sus archivos y su registro de acciones y, para los activos equipados con GPS, sus posiciones y su registro de geovalla. También es donde se añade un activo, se vincula a otro activo, se retira o se elimina.

Para abrir un activo, seleccione su fila en la página Gestión de activos, o selecciónelo dondequiera que TrakIT lo muestre, por ejemplo en la búsqueda rápida. El título de la página es Asset Detail. El botón de la parte superior izquierda, por ejemplo ◄ Truck(s), le devuelve a Gestión de activos.

Estados

El estado de un activo muestra en qué punto de su vida se encuentra. Aparece en la parte superior derecha de los datos.

Estado	Significa
In Service	Activo: en uso. Un activo nuevo empieza con este estado.
In Storage	Activo: disponible, pero sin uso.
Under Repair	Inactivo: temporalmente fuera de uso.
Awaiting Disposal	Inactivo: a punto de salir de la flota.
Retired, Sold, Written Off, Lost, Stolen	Inactivo: el activo ha salido de la flota, en su fecha de retirada. Consulte Retirar un activo.

Solo se ofrecen los activos en estado activo cuando añade activos a una orden de trabajo o vincula activos, y TrakIT solo obtiene las posiciones GPS de los activos en estado activo. Los datos de un activo inactivo tienen un fondo rojo claro, y la lista de Gestión de activos lo muestra en rojo.

La parte superior de la página

• Actions ejecuta una acción que su empresa ha configurado para los activos, si la hay. TrakIT le pide antes que confirme; las acciones no se pueden deshacer.
• Las etiquetas marcan el activo. Para añadir una, escriba una etiqueta de al menos 3 letras o números, sin espacios, en Add a Tag y pulse Intro; para quitar una, seleccione la cruz que tiene al lado. Puede cambiar las etiquetas si su rol puede crear o actualizar activos.

Datos

Campo	Muestra
Asset Type, Name, Serial	El tipo, el nombre y el número de serie del activo.
Owned By	La entidad propietaria del activo, o Self Owned. Seleccione el icono de información para ver los datos de la entidad.
Category	La categoría del activo.
Linked To	El activo al que está vinculado este, que puede seleccionar para abrirlo, y hace cuánto tiempo se vinculó. [ Not Linked ] si no hay ninguno.
Asset Value	El valor del activo.
Responsible	El responsable del activo. Seleccione el icono de información para ver sus datos.
Company	La empresa principal del activo. Otras empresas pueden compartirlo: consulte Per Company.
Acquired, In Service	Cuándo se adquirió el activo y cuándo se puso en servicio por primera vez, si constan.
Estado On, Retirement Remarks	Para un activo que ha salido de la flota: cuándo, por ejemplo Sold On, y por qué.
GPS Vendor	Para un tipo de activo con GPS: el proveedor cuyo localizador está instalado.
User Position Source	El usuario definido como fuente de posición del activo, si lo hay.
Remarks	Las observaciones del activo.

Debajo aparecen los campos de activo que tienen un valor y, abajo a la izquierda, quién añadió el activo y quién lo cambió por última vez.

Los iconos de la parte inferior derecha:

Icono	Qué hace
Share Asset Link	Comparte el enlace al activo, o lo copia. Para usar el enlace hay que iniciar sesión en TrakIT.
Edit Detail	Cambia el activo.
Retire Asset	Retira el activo. No se muestra una vez que ha salido de la flota.
Delete Asset	Elimina el activo.

El icono del bocadillo junto al estado, en la parte superior derecha (Change Log), abre el registro de cambios del activo: notas sobre los cambios en el activo, que pueden añadir los administradores del sistema.

Los usuarios suscritos a las notificaciones de activos, en Notificaciones, reciben un correo electrónico cuando se crea, actualiza, retira o elimina un activo de su empresa. Su empresa también puede tener sus propias comprobaciones, que detienen un cambio con un mensaje, y sus propias acciones, que se ejecutan cuando se crea, actualiza, retira o elimina un activo.

Añadir un activo

1. En la página Gestión de activos, seleccione la pestaña del tipo de activo.
2. Seleccione Add Asset. Se abre la página Add New seguida del tipo, por ejemplo Add New Truck.
3. Rellene los campos que se describen a continuación. Name, Serial, Category y Company son obligatorios.
4. Seleccione Create.

El activo nuevo se abre, con el mensaje New Asset added successfully. Cancel le devuelve a la página de gestión de activos sin añadir el activo.

Campo	Qué introducir
Name	El nombre del activo, de hasta 50 caracteres. No puede contener un < seguido directamente de una letra, ni empezar por =, + ni @.
Serial	Un número de serie, de hasta 50 caracteres. TrakIT lo guarda en mayúsculas, sin espacios. Dos activos no pueden tener el mismo número de serie. En un activo con GPS, el número de serie identifica el localizador ante el proveedor de GPS.
Category	Una de las categorías del tipo de activo.
Belongs To	Self Owned, o el tipo de entidad propietaria del activo, como un transportista por carretera. La lista ofrece los tipos de entidad permitidos para el tipo de activo.
Owned By	Aparece cuando el activo no es propio. Empiece a escribir el nombre del propietario y elíjalo.
Asset Value	El valor del activo, como número. Déjelo vacío para no registrar ningún valor.
GPS Vendor	Solo para tipos de activo con GPS: el proveedor cuyo localizador está instalado. TrakIT obtiene entonces periódicamente del proveedor las posiciones del activo, mientras su estado sea activo.
User Position Source	Un usuario cuya posición se usará como posición del activo, como indica el texto de ayuda del campo.
Responsible	Empiece a escribir el nombre del responsable y elíjalo. De entrada contiene su nombre.
Company	La empresa principal del activo, entre las empresas a las que tiene acceso. De entrada contiene su empresa.
Remarks	Hasta 500 caracteres.
Status	El estado del activo. Para sacar un activo de la flota, retírelo.
Acquired, In Service	Las fechas en que se adquirió el activo y en que se puso en servicio por primera vez. Ninguna puede estar en el futuro, y In Service no puede ser anterior a Acquired.
Retired On, Retirement Remarks	Aparecen cuando elige un estado que significa que el activo ha salido de la flota, por ejemplo para registrar un activo que ya se vendió. Retired On es entonces obligatorio, y de entrada contiene la fecha de hoy.

Si escribe un nombre en Responsible sin elegirlo de la lista, TrakIT lo busca y le avisa si no encuentra ningún usuario o si encuentra más de uno.

Cambiar un activo

1. Seleccione el icono del lápiz (Edit Detail). Se abre la página Update Asset.
2. Cambie los campos que necesite.
3. Seleccione Update.

TrakIT indica Asset updated successfully. Cancel deja el activo como estaba.

• Company no puede ser una de las empresas adicionales del activo: TrakIT indica Company already assigned as Additional Company.
• Company no puede cambiar mientras el activo esté vinculado a otro activo o tenga activos vinculados: TrakIT indica Selected Asset is linked to other assets.
• Para que un activo retirado vuelva a la flota, cambie su Status, por ejemplo a In Service.
• Cambiar el Status de un activo que sigue en la flota a Retired, Sold, Written Off, Lost o Stolen necesita el permiso Retire. Sin él, TrakIT indica You do not have the permission to retire asset.

Mensajes que conviene conocer

Mensaje	Significa
Name or Serial already exists	Otro activo ya tiene este número de serie.
Asset Name contains possible html tag	Quite del nombre cualquier < seguido directamente de una letra, y no lo empiece por =, + ni @.
You do not have the permission to retire asset	Ha elegido un estado que hace salir el activo de la flota, y su rol no tiene Retire.
Value must be a number, Asset Value too large	El valor no es un número, o tiene más de 10 cifras antes del separador decimal.
Acquisition Date cannot be in the future (y lo mismo para las demás fechas)	Una fecha es posterior a hoy.
In Service Date cannot be before Acquisition Date, Retirement Date cannot be before In Service Date	Las fechas no están en orden.
Responsible Person specified not found., Responsible Person specified matches more than one.	Elija la persona en la lista.

Vincular el activo a otro activo

Vincular un activo registra que va con otro, por ejemplo un remolque con su camión. Cuando el activo al que está vinculado se añade a una orden de trabajo, o se quita de ella, este activo también se añade o se quita.

1. Junto a Linked To, seleccione el icono del signo más (Link To Asset). Se abre la ventana emergente Link Asset To.
2. En Asset Type, elija el tipo del activo al que vincularlo. La lista ofrece los tipos a los que se puede vincular el tipo de este activo.
3. En Select Asset, elija el activo. La lista ofrece los activos en estado activo de ese tipo en la empresa de este activo.
4. Si ese activo ya tiene vinculados activos de este tipo, un recuadro indica cuántos. Elija Keep the others linked too o Unlink the others and link this one (con un solo activo vinculado, the other).
5. Seleccione Link.

TrakIT indica Asset linked successfully. Un activo solo puede estar vinculado a un único activo, no puede vincularse a sí mismo ni a un activo que esté vinculado a él, directamente o a través de otros. Si el tipo de activo no se puede vincular a ningún tipo, TrakIT indica No linkable asset type found.

Para desvincular el activo, seleccione el icono del signo menos (Unlink Asset) junto a Linked To y, a continuación, Yes.

Retirar un activo

Retirar un activo lo saca de la flota cuando queda fuera de servicio, se vende, se da de baja en contabilidad, se pierde o lo roban. El activo conserva sus campos, archivos, posiciones e historial.

1. Seleccione el icono Retire Asset. Se abre la página Retire Asset, con los datos del activo en solo lectura.
2. En Status, elija Retired, Sold, Written Off, Lost o Stolen.
3. Compruebe Retired On, que de entrada contiene la fecha de hoy, e introduzca las Retirement Remarks: por qué el activo ha salido de la flota.
4. Seleccione Retire.

TrakIT indica Asset retired successfully y desvincula el activo del activo al que estaba vinculado.

Un activo no se puede retirar:

• mientras está en una orden de trabajo activa o abandonada: Asset is attached to 2 open Work Order(s). Remove it from them first. Consulte Quitar un activo;
• mientras haya otros activos vinculados a él: desvincúlelos primero;
• con una fecha Retired On en el futuro o anterior a su fecha In Service.

Eliminar un activo

Elimine un activo solo si se añadió por error. Un activo con historial no se puede eliminar: retírelo en su lugar.

1. Seleccione el icono Delete Asset. Se abre la página Delete Asset, con los datos del activo en solo lectura.
2. Seleccione Delete.

Esta acción no se puede deshacer. TrakIT le devuelve a Gestión de activos.

Si el activo tiene valores en sus campos de activo, tiene posiciones o está en una orden de trabajo, aunque sea cerrada, TrakIT indica This Asset has data, positions or Work Order history and cannot be deleted. Retire it instead.

Pestañas

Las pestañas bajo los datos son:

• Asset Data, Work Orders, Activities, Linked Assets, Per Company, Asset Files y Action Log, para todos los activos;
• Mileage/Fuel Data, para los activos cuyo tipo se llama Truck;
• Positions y Geofence Logs, para los tipos de activo con GPS.

La página se abre en Asset Data. Las pestañas se ocultan mientras añade, cambia, retira o elimina el activo.

Pestaña Asset Data

La pestaña Asset Data lista los campos de activo: los datos que su empresa registra para los activos de este tipo, como una matrícula, una fecha de caducidad del seguro o un tipo de combustible. Un administrador los configura, y puede limitar un campo a algunas empresas; la pestaña muestra los de la empresa principal del activo.

Columna	Muestra
Field	El nombre del campo. Los campos que ya no se usan aparecen en rojo, y solo si tienen un valor.
Estrella	Un campo obligatorio. Un activo con un campo obligatorio vacío no se puede añadir a una orden de trabajo: TrakIT indica Asset is missing one or more mandatory fields.
Code	El código del campo.
Value	El valor.
Icono de alarma	Hay recordatorios definidos en este campo. Al cambiar el valor, los recordatorios vuelven a empezar.
Remarks	Observaciones sobre el valor.
Updated By	Quién cambió el valor por última vez, y cuándo. System para los valores que calculó TrakIT.

Para cambiar valores, si su rol puede actualizar los datos de activos:

1. Introduzca el Value y las Remarks de cada campo que quiera cambiar. Según el campo, escriba el valor, elija una fecha y una hora, elija uno o varios valores de una lista, elija una entidad (escriba parte de su nombre) o elija un lugar.
2. Seleccione Update.

TrakIT guarda cada fila modificada y la marca como guardada, o muestra el motivo por el que no se guardó, como Value must be numeric o Value not from list. Después indica Data fields updated successfully, One or more errors were found when saving o No changes were made to the data. Las observaciones pueden tener hasta 2000 caracteres.

Los campos calculados los determina TrakIT y no se pueden cambiar. TrakIT los vuelve a calcular cada vez que abre el activo o guarda sus campos.

Si un administrador ha configurado un campo para que copie su valor en las órdenes de trabajo, al guardarlo también se rellena, o se actualiza, el campo de datos correspondiente de las órdenes de trabajo activas y abandonadas en las que está el activo.

Pestaña Work Orders

La pestaña Work Orders lista las órdenes de trabajo a las que está asignado el activo, incluidas las cerradas y las canceladas, de la más reciente a la más antigua, 20 por página. Solo muestra las órdenes de trabajo de los flujos de trabajo a los que tiene acceso, salvo las que un administrador le haya ocultado, y requiere Read en la sección Work Orders.

Columna	Muestra
Icono de prioridad	La prioridad de la orden de trabajo, por ejemplo 1 - Critical o 3 - Normal.
ID	La orden de trabajo. Selecciónela para abrir la orden de trabajo. En rojo y en negrita si es una orden de trabajo abandonada.
Workflow	El flujo de trabajo de la orden de trabajo.
Referencia del expediente	La referencia del expediente. El encabezado usa el nombre que su empresa le da, por ejemplo T/D.
Customer, Carrier	El cliente y el transportista.
Contenedor o ID de carga	El número de contenedor, o el ID de carga si no hay ninguno. El encabezado es Container/ seguido del nombre que su empresa da al ID de carga.
Size, Weight	El tamaño del contenedor y el peso.
Last Event	El último evento de la orden de trabajo, y hace cuánto tiempo ocurrió.

Las órdenes de trabajo cerradas aparecen en gris, y las canceladas, en rosa.

Seleccione Export para descargar la lista como archivo Excel, si su rol puede exportar órdenes de trabajo. El archivo incluye además el Status de cada orden de trabajo y la Event Date de su último evento.

Pestaña Activities

La pestaña Activities lista las actividades del activo, como revisiones o inspecciones, en las empresas a las que tiene acceso. Las actividades terminadas aparecen en gris, y las canceladas, en rojo. Seleccione una actividad para abrirla en una pestaña nueva.

La pestaña necesita Read en la sección Activities. Sin este permiso, TrakIT indica You do not have the permission to view activities y la pestaña no lista ninguna.

Las columnas son Date/Time, Title, Type, Owner, Duration, Status, Docs (el número de archivos adjuntos), Reminder (cuántas horas antes del inicio se avisa al propietario) y Created. Para saber qué significan, consulte Actividades.

Para añadir una actividad para el activo, seleccione Add Activity. El formulario de la actividad se abre con el activo ya elegido: consulte Crear una actividad en la página Actividades.

Pestaña Mileage/Fuel Data

Los activos cuyo tipo se llama Truck tienen una pestaña Mileage/Fuel Data. En algunas instalaciones, TrakIT recibe cifras diarias de estos activos desde un sistema de seguimiento o de combustible, y la pestaña las lista; en las demás, las listas quedan vacías.

• Mileage: la distancia recorrida cada día, en kilómetros.
• Consumed Fuel Data: el combustible consumido cada día, en litros. Solo se muestra con algunos proveedores de GPS.
• Dispensed Fuel Data: el combustible repostado en el camión cada día, en litros.

Cada lista muestra la fecha (Date), la cifra y cuándo la recibió TrakIT (Created), de la más reciente a la más antigua.

Pestaña Linked Assets

La pestaña Linked Assets lista los activos vinculados a este, por ejemplo los remolques vinculados a un camión, con su Asset Type, Name, Serial, Owned By, Category, cuándo se vincularon (Linked) y quién los añadió a TrakIT (Added By). Seleccione una fila para abrir ese activo.

Para vincular un activo a este, abra ese activo y use allí Link Asset To.

Pestaña Per Company

Un activo pertenece a una empresa principal y puede compartirse con otras. Los usuarios de esas empresas pueden entonces ver el activo, y se les ofrece cuando añaden activos a sus órdenes de trabajo.

En Company Assignment, la empresa principal está marcada y no se puede cambiar aquí: cámbiela con Edit Detail. Para compartir el activo:

1. Marque las demás empresas que comparten el activo, y desmarque las que ya no lo comparten. La lista ofrece las empresas a las que tiene acceso.
2. Seleccione Update.

TrakIT indica Company assignment updated successfully.

Pestaña Asset Files

La pestaña Asset Files lista los archivos del activo, como la documentación de matriculación, los certificados de seguro o fotos, 10 por página, con su título, nombre de archivo, tipo, estado, fecha de caducidad (en rojo una vez caducada), tamaño y quién los subió. Los archivos cancelados aparecen en rojo. Seleccione los iconos para descargar, previsualizar o imprimir un archivo.

Para añadir archivos, si su rol puede actualizar activos:

1. Seleccione Add Files.
2. Escriba un File Title y elija un Document Type, un Document Status y una Document Expiry si es necesario. Sin título, cada archivo se titula con su nombre de archivo.
3. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB y debe ser de uno de los tipos indicados en la ventana emergente. Para cambiar los datos de un archivo, seleccione su lápiz (Modify Document), haga los cambios y seleccione Update. En la misma ventana emergente puede cancelar el archivo con Cancel Document, o eliminarlo con la cruz de la parte inferior izquierda. Algunos archivos que añadió el propio TrakIT están bloqueados y no se pueden eliminar.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho en el activo y cuándo: su creación, los cambios (con cada campo cambiado), los vínculos, la retirada, los valores de los campos, las empresas, las etiquetas, las posiciones eliminadas y más. Use Search para buscar un usuario, una acción o un valor, y Show Page Loads para incluir las visitas a la página. Seleccione Export para descargar el registro como archivo Excel. El tiempo que se conserva el registro depende de la política de conservación de datos de su instalación.

Pestaña Positions

La pestaña Positions muestra dónde ha estado el activo: las posiciones comunicadas por su localizador GPS o añadidas por usuarios. Aparece para los tipos de activo con GPS y requiere el permiso View Positions; sin él, la pestaña indica You do not have the permission to view asset positions.

Position History

La lista muestra las posiciones, de la más reciente a la más antigua, 20 por página. El número de posiciones encontradas aparece junto al título; el icono de actualizar vuelve a cargar la lista.

Columna	Muestra
Time	Hace cuánto tiempo se comunicó la posición.
∆T	El tiempo entre esta posición y la siguiente, la de la fila superior. > 24h si es más de un día.
Position	La latitud y la longitud, en grados y minutos.
Address	La dirección, o las coordenadas si no hay ninguna.
Speed, Direction, Battery	Tal como los envía el localizador, o -.
By	El usuario que añadió la posición. Vacío en las posiciones del proveedor de GPS.

Los administradores del sistema pueden eliminar una posición con la cruz al final de su fila y, a continuación, Yes.

El tiempo que se conservan las posiciones depende de la política de conservación de datos de su instalación.

Position Map

El mapa muestra la última posición como una flecha que apunta en la dirección de desplazamiento, y una línea azul que pasa por las posiciones de la página actual de la lista. La flecha está en verde cuando la posición tiene menos de 1 hora, en naranja cuando tiene menos de 12 horas, y en rojo en los demás casos. Selecciónela para ver Asset Name, el número de serie (Source), la hora (Time), y Speed y Direction.

Añadir una posición

Si su rol puede añadir posiciones, puede registrar dónde está ahora el activo:

1. En Add New Position, escriba un lugar y elíjalo entre las sugerencias, o escriba la latitud y la longitud en grados, separadas por una coma, por ejemplo 5.6037, -0.1870.
2. Seleccione el icono del signo más (Add New Position).

La posición se registra con la hora actual. TrakIT la rechaza si:

• la última posición del activo tiene menos de un minuto: Asset Location Time must be later than last record;
• el activo no podría haber recorrido esa distancia desde su última posición, a más de 3 km por minuto (180 km/h): This location is too far to travel in this time frame.

Pestaña Geofence Logs

La pestaña Geofence Logs lista cuándo el activo entró en la geovalla de una ubicación o salió de ella, o permaneció en ella demasiado tiempo, de lo más reciente a lo más antiguo, 20 por página. Aparece para los tipos de activo con GPS. La geovalla de una ubicación, y los disparadores que rellenan las órdenes de trabajo y avisan a los usuarios, se configuran en su página Ubicación.

Columna	Muestra
Type	Entry, Exit u Overstay.
Time	Cuándo ocurrió, en su zona horaria. En un exceso de permanencia, cuándo se alcanzó el límite.
Entered At	En un exceso de permanencia: cuándo entró el activo en la geovalla.
Location	La ubicación. Selecciónela para abrir la ubicación en una pestaña nueva.
Overstay Limit	En un exceso de permanencia: el límite del disparador.
Geofence	El radio de la geovalla en ese momento, en metros.
Distance	A qué distancia de la ubicación estaba el activo, en metros.
Position	La posición comunicada, o [Unavailable]. - si su rol no tiene View Positions.
Notification	Pending hasta que TrakIT ha procesado la anotación; después, Sent si un disparador tiene usuarios o grupos a los que avisar, o None.

Las entradas y las salidas se registran en todas las ubicaciones con geovalla, tengan o no disparadores. Las permanencias excesivas solo se registran cuando la ubicación tiene un disparador de exceso de permanencia. Seleccione Export para descargar el registro como archivo Excel, si su rol puede exportar activos. Sin View Positions, la columna Position del archivo también muestra -.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Asset Management para abrir un activo, y el activo debe pertenecer a una empresa a la que tenga acceso, como empresa principal o como empresa adicional. Los administradores del sistema pueden abrir todos los activos. Todo lo demás necesita su propio permiso en la sección Asset Management:

Permiso	Le permite
Create	Añadir activos, y añadir o quitar etiquetas.
Update	Cambiar el activo, vincularlo y desvincularlo, cambiar Per Company, añadir, cambiar y eliminar archivos, ejecutar Actions, y añadir o quitar etiquetas.
Retire	Retirar activos, también eligiendo un estado que hace salir un activo de la flota al cambiarlo o al actualizarlo por importación.
Delete	Eliminar activos.
Update Asset Data	Cambiar valores en la pestaña Asset Data.
View Positions	Ver la pestaña Positions, y las posiciones en la pestaña Geofence Logs y en su exportación.
Add Positions	Añadir posiciones en la pestaña Positions.
Export	Exportar la pestaña Geofence Logs.

Otras secciones: Read en Work Orders para la pestaña Work Orders, y Export en esa sección para exportarla; Read en Activities para la pestaña Activities, y Create en esa sección para Add Activity; y Read en Entity Management para el icono de información del propietario. Solo los administradores del sistema pueden eliminar posiciones.