Preguntas frecuentes generales

Esta página responde a preguntas que suelen hacer los usuarios de TrakIT, agrupadas por área. Cada respuesta es breve y enlaza con la página que explica el tema en detalle. Para el significado de los términos de TrakIT, consulte el Glosario. Para una tarea completa de principio a fin, consulte las guías, como Del expediente a la orden de trabajo cerrada, y para las pantallas que muestra TrakIT cuando no puede abrir una página, consulte Mensajes de error.

Algunos nombres se definen para su instalación, así que los suyos pueden diferir de los de esta página: el nombre de la referencia del expediente (por ejemplo Transport Document, o T/D en forma abreviada) y los nombres de los tipos de entidad (como Customer o Transporter).

Inicio de sesión y su cuenta

¿Cómo restablezco mi contraseña?

En la página de inicio de sesión, seleccione Lost Password?, escriba su identificador de usuario o su dirección de correo electrónico y seleccione Submit. TrakIT le envía por correo electrónico un enlace que funciona una sola vez, durante 24 horas: ábralo y escriba su nueva contraseña dos veces. Si no recibe el correo electrónico, un administrador cuyo rol tenga Reset Password en la sección User Management puede restablecer su contraseña, y TrakIT le envía una nueva por correo electrónico. Consulte Restablecer una contraseña olvidada.

Mi cuenta está bloqueada. ¿Cómo la desbloqueo?

User account is locked significa que un administrador ha bloqueado su usuario, o que TrakIT lo ha bloqueado porque usted no había usado TrakIT durante más tiempo del que permite su empresa. Pida a un administrador cuyo rol tenga Lock User en la sección User Management que lo desbloquee. Five unsuccessful attempts made. Try again after 30 minutes. no es un bloqueo: espere 30 minutos y vuelva a intentarlo, o restablezca su contraseña. Consulte Si no puede iniciar sesión.

¿Cómo obtengo un usuario de TrakIT?

Seleccione Request Access en la página de inicio de sesión y rellene el formulario. TrakIT envía su solicitud por correo electrónico a los administradores del sistema de su instalación, que le crean un usuario si están de acuerdo. Consulte Solicitar acceso.

Páginas, menús y permisos

¿Por qué una página indica Authorization Failed?

Sus roles no tienen el permiso que necesita la página. Cada página comprueba sus permisos cuando se abre, sea cual sea la forma en que llegó a ella, desde el menú o desde un enlace. Una línea en rojo bajo el mensaje puede dar más detalles, como Read Permission Denied, y algunas páginas son solo para los administradores del sistema. La sección Quién puede usar esta página al final de cada página de ayuda indica los permisos; pida a su administrador un rol que los tenga. Consulte Gestión de roles y Acceso denegado.

¿Por qué falta un elemento del menú?

• SysAdmin Pages y los elementos que dependen de él solo aparecen para los administradores del sistema.
• Un administrador del sistema puede ocultar menús de primer nivel a un rol, y un usuario que puede actualizar usuarios puede ocultárselos a usted en su ficha de usuario. Un menú queda oculto para usted cuando lo ocultan todos los roles que tiene, o cuando lo oculta su ficha de usuario.
• El soporte de TrakIT puede ocultar elementos del menú en toda su instalación, y las páginas adicionales que haya añadido su empresa pueden limitarse a algunos roles y empresas.
• En una ventana estrecha, el menú se recoge tras el icono de menú, a la izquierda de la barra superior.

Un menú también puede tener otro nombre en su instalación. Consulte El menú principal.

¿Por qué no encuentro una orden de trabajo o un expediente?

Solo ve los expedientes y las órdenes de trabajo de los flujos de trabajo a los que tiene acceso. Obtiene acceso a un flujo de trabajo a través de las zonas geográficas de Geo Data que tiene asignadas, o cuando se le asigna en su ficha de usuario. Los filtros personalizados de sus roles, y los filtros de su ficha de usuario, también pueden ocultar algunos registros. Un enlace a una orden de trabajo que no puede ver muestra Invalid Resource, igual que para una que no existe. Pida a un administrador que revise su Workflow Access.

Órdenes de trabajo

¿Por qué mi orden de trabajo ha pasado a Abandoned?

Una orden de trabajo pasa a Abandoned cuando su último evento, sin contar los eventos meramente informativos, tiene más antigüedad que un número de días o, si no tiene eventos, cuando su creación tiene esa antigüedad. El número es el Abandoned After del flujo de trabajo o, si no, el valor predeterminado de su instalación, y TrakIT lo comprueba cada seis horas. Si la orden de trabajo tiene eventos o campos de datos requeridos, vuelve a Active cuando se registra un evento con fecha dentro de ese número de días. Puede seguir actualizando una orden de trabajo abandonada, y su instalación puede cerrar automáticamente las órdenes de trabajo abandonadas una vez por semana.

¿Por qué mi orden de trabajo se ha cerrado sola?

• Todos sus eventos y campos de datos obligatorios tienen un valor distinto de TBA (NA cuenta como valor), así que TrakIT la ha cerrado.
• Un evento o campo de datos tiene una acción Close Work Order.
• Su instalación cierra automáticamente las órdenes de trabajo abandonadas.

La pestaña Audit Log de la orden de trabajo muestra cuándo se cerró. Para volver a trabajar en ella, seleccione Re-open Work Order en su menú de tareas. Consulte Cerrar, cancelar o reabrir. Para todas las formas en que se cierra una orden de trabajo, consulte Cerrar las órdenes de trabajo.

¿Cómo elimino una orden de trabajo?

Seleccione Delete Work Order en el menú de tareas de la orden de trabajo y, después, Delete. Puede eliminar una orden de trabajo activa o abandonada en las 96 horas siguientes a su creación, si no tiene documentos ni artículos confirmados en un almacén, y su rol necesita Delete en la sección Work Orders; si no, la tarea aparece en gris. Pasado ese plazo, cierre o cancele la orden de trabajo en su lugar. Un administrador del sistema puede eliminar un expediente completo creado por error con Delete Full Job. Consulte Eliminar una orden de trabajo.

¿Por qué no puedo cambiar la referencia del expediente (T/D)?

Change referencia del expediente en el menú de tareas de la orden de trabajo, por ejemplo Change Transport Document, aparece en gris cuando:

• la orden de trabajo se creó hace más de un número de días, definido para su instalación;
• su rol no tiene el permiso Change referencia del expediente en la sección Work Orders;
• la orden de trabajo está cerrada o cancelada.

Para cambiar la referencia pasado ese número de días, pídaselo al soporte de TrakIT. Consulte Cambiar la referencia del expediente.

¿Cómo muevo órdenes de trabajo a otro expediente?

1. Abra una de las órdenes de trabajo y seleccione Change referencia del expediente en su menú de tareas.
2. Introduzca la nueva referencia del expediente en New.
3. En Select Scope, elija This work order only, o Selected work orders only y seleccione las órdenes de trabajo.
4. Para moverlas a un expediente que ya existe, seleccione Allow joining with existing job.
5. Seleccione Apply Change.

Una referencia que aún no existe crea un expediente nuevo, que es la forma de dividir un expediente en dos. Un expediente al que se une debe tener el mismo flujo de trabajo y el mismo tipo de expediente, y las órdenes de trabajo cuyas partidas figuran en una factura o una factura de proveedor aprobada no se pueden mover. Consulte Cambiar la referencia del expediente.

¿Cómo cambio el flujo de trabajo de una orden de trabajo?

1. Seleccione Change Workflow/Services en el menú de tareas de la orden de trabajo.
2. Elija el flujo de trabajo en Select Workflow, y los servicios en Select Services.
3. Seleccione Save.

Un flujo de trabajo nuevo se aplica a todo el expediente, y el tipo de expediente del expediente debe existir en él. TrakIT elimina y vuelve a crear los eventos y los datos de las órdenes de trabajo del expediente, y solo conserva los valores de los campos cuyos códigos coinciden en el nuevo flujo de trabajo. Su rol necesita Change Workflow y Change Services en la sección Work Orders. Consulte Cambiar el flujo de trabajo o los servicios.

¿Por qué un campo es obligatorio?

Lo decide el flujo de trabajo:

• Un campo de cabecera marcado como Mandatory en la pestaña Header Fields del flujo de trabajo debe rellenarse cuando se crea una orden de trabajo y cuando se guarda su cabecera (por ejemplo, Seal Number is required). Los campos de datos del expediente marcados como Mandatory deben rellenarse cuando se crea un expediente.
• Con Requires, un evento o campo de datos puede exigir que otro campo se rellene antes. Hasta que ese campo tenga un valor distinto de TBA, TrakIT indica Missing seguido de su nombre, por ejemplo Missing Transporter.
• Un campo puede exigir observaciones con su valor: Remarks are required.
• Una estrella marca un evento o campo de datos obligatorio. No le impide guardar: la orden de trabajo se cierra cuando todos sus campos obligatorios tienen valores.

Su empresa también puede tener comprobaciones configuradas por el soporte de TrakIT, que muestran sus propios mensajes. Para cambiar las reglas, pídaselo a los administradores de su flujo de trabajo. Consulte Definiciones de eventos y datos.

Eventos y datos

¿Por qué un evento indica Out of sequence?

Los eventos se registran en el orden del flujo de trabajo: no puede registrar un evento mientras un evento anterior de la orden de trabajo esté todavía vacío. Registre primero los eventos anteriores o, donde lo permitan, póngalos en Not Applicable (NA) o To Be Advised (TBA). Con Apply To Job, (Check all) después del mensaje significa que un evento anterior está vacío en otra orden de trabajo abierta del expediente. Los eventos meramente informativos nunca se comprueban, y la comprobación está desactivada en un flujo de trabajo que tenga activado Ignore Event Sequence. Consulte Cuando un valor no se guarda.

¿Por qué no puedo guardar un valor de evento o de datos?

TrakIT comprueba cada fila al guardar, y muestra el motivo en la fila. Además de Out of sequence, los más habituales son:

• Future Time/Date: el evento está más de 5 minutos en el futuro.
• Chronological order: el flujo de trabajo exige los eventos por orden de fecha, y este es anterior a un evento previo o a la creación de la orden de trabajo.
• Event Changed o Data Changed: otra persona guardó el valor después de que usted abriera la página.

Un valor en gris no se puede cambiar: es calculado, su rol solo puede consultarlo, su rol no tiene Update Events & Data en la sección Work Orders, o la orden de trabajo está cerrada o cancelada. Consulte Cuando un valor no se guarda.

Actualizaciones masivas

¿Por qué mi actualización masiva indica Header Missing?

TrakIT lee la primera hoja de cálculo que no está oculta, y su primera celda, A1, debe contener el encabezado de la primera columna, como WOID, Container o la etiqueta de su referencia del expediente. Header Missing en el correo electrónico de resultados significa que esa celda está vacía; Invalid header significa que contiene otro encabezado. Asegúrese de que la hoja con sus datos sea la primera visible. Consulte Actualización masiva.

¿Cómo ignoro la secuencia de eventos en una actualización masiva?

Seleccione Ignore event sequence en la página Bulk Updates o Bulk create. Necesita Ignore Event Sequence en la sección Bulk Updates de su rol: sin él, la opción aparece en gris. En la propia orden de trabajo, solo el ajuste Ignore Event Sequence del flujo de trabajo desactiva la comprobación.

¿Puedo enviar una actualización masiva por correo electrónico?

Sí, si su instalación lee el correo electrónico entrante. Pida a su administrador del sistema la dirección de correo electrónico de TrakIT.

1. Prepare el archivo Excel como para la página Bulk Updates, y guárdelo como .xlsx.
2. Envíelo como archivo adjunto desde la dirección de correo electrónico de su usuario de TrakIT, con un asunto que empiece por TrakIT Update. Para ignorar también la secuencia de eventos, añada IgnoreSequence, en una sola palabra, al asunto.

TrakIT aplica el archivo como si Overwrite existing data estuviera seleccionado, y responde con un correo electrónico Email Response que indica los resultados. Su rol necesita Upload y Overwrite Existing Data en la sección Bulk Updates, e Ignore Event Sequence para ignorar la secuencia. Un asunto que empieza por TrakIT Upload hace otra cosa y no actualiza órdenes de trabajo. Consulte Enviar un archivo de actualización masiva y Emails Received.

Entidades

¿Cómo añado un transportista por carretera u otra entidad?

1. Seleccione System > Entity Management.
2. Seleccione la pestaña del tipo de entidad, por ejemplo Transporter.
3. Seleccione Create.
4. Rellene al menos Entity Code, Entity Name, Country y Responsible Company.
5. Seleccione Create.

Su rol necesita Create en la sección Entity Management. Para que otras empresas puedan usar la entidad, actívelas en su pestaña Per Company. Consulte Crear una entidad.

¿Qué caracteres puede tener un código de entidad?

Las letras de la A a la Z, los dígitos del 0 al 9, los guiones (-) y los guiones bajos (_), hasta 25 caracteres. En la página de la entidad, TrakIT quita los espacios y pasa las letras a mayúsculas. Otros caracteres, como las letras acentuadas, dan Entity Code must be alphanumeric, y un código más largo, Entity Code cannot exceed 25 characters. Para algunos tipos de entidad, TrakIT numera los códigos por sí mismo, y el campo aparece en gris. Una importación comprueba cada fila de la misma manera y rechaza las filas que no la superan. Consulte Campos de la entidad.

¿Por qué está excluida una dirección de correo electrónico y cómo la quito?

TrakIT deja de enviar correos electrónicos a una dirección cuando el destinatario cancela su suscripción con el enlace de un correo electrónico de TrakIT, cuando la dirección rebota en las instalaciones cuyo servicio de correo informa de los rebotes, o cuando un administrador del sistema la añade a la lista. Mientras está excluida, TrakIT la omite en todos los correos electrónicos, y los campos de correo electrónico la rechazan con Email … is excluded. Solo un administrador del sistema puede quitarla: en Admin > Logs > Message Log, en la pestaña Emails Excluded, seleccione la X al final de su fila. Consulte la pestaña Emails Excluded.

KPI

¿Por qué un objetivo de KPI de 40 horas aparece como 5 días?

Ese KPI (indicador clave de rendimiento) cuenta en horario laboral. Un día laborable tiene 8 horas, de 09:00 a 17:00 en la zona horaria del KPI, los días que no son días de fin de semana ni festivos del país del KPI, así que un objetivo de 40 horas aparece como 5d 0h en la pestaña KPIs de la orden de trabajo. Un KPI en horas naturales cuenta 24 horas al día, así que 40 horas aparecen como 1d 16h. La columna Type indica Business Hours o Calendar Hours. Consulte Festivos por país.

He cambiado un KPI. ¿Por qué las órdenes de trabajo siguen mostrando el objetivo anterior?

Una orden de trabajo conserva los KPI y los objetivos que recibió. Cuando cambie un KPI en la pestaña KPIs del flujo de trabajo, seleccione Update Target Days in existing open work orders para dar el nuevo objetivo a las órdenes de trabajo activas y abandonadas. Para un KPI nuevo, seleccione Apply KPI to existing open work orders where KPI is missing. Sin estas opciones, solo las órdenes de trabajo creadas a partir de ese momento reciben el cambio. Consulte Crear o modificar un KPI.

¿Cómo hago un informe de KPI de un periodo?

Seleccione Reports > Interactive y, después, KPI Performance en KPIs. Elija los flujos de trabajo y los KPI, defina las fechas en que empezaron los KPI y seleccione Run report. Para cifras mes a mes, use KPI Trend con Period en Monthly; para el número de órdenes de trabajo de cada mes, use WO Throughput. Consulte Informes de KPI.

Seguimiento de retrasos

¿Por qué un contenedor no está en la lista de Delay Tracking?

Un contenedor se añade unos minutos después de que su orden de trabajo registre un evento que inicia el seguimiento. La orden de trabajo debe estar activa o abandonada y tener un número y un tamaño de contenedor, y el contenedor no debe ser propiedad del cargador. Qué eventos inician y detienen el seguimiento se define en cada evento del flujo de trabajo. Consulte Cómo se hace el seguimiento de los contenedores.

¿Por qué un contenedor no ha recibido los nuevos días libres?

Un contenedor recibe sus días libres y sus tarifas de las definiciones de costes de retraso del flujo de trabajo cuando se añade a la lista. Para dar los nuevos valores a los contenedores que ya están en ella, guarde la definición con Apply to Active Containers in Tracking List. Consulte Días libres y cargos.

Definiciones de flujos de trabajo

¿Cómo añado un evento o un campo de datos a un flujo de trabajo?

1. Seleccione Admin > Workflow Definitions y abra el flujo de trabajo.
2. En la pestaña Events o Data, seleccione Create.
3. Elija el Master Event o el Master Data, y rellene los campos.
4. Para añadirlo también a las órdenes de trabajo abiertas del flujo de trabajo, seleccione Add to open work orders as well.
5. Seleccione Create.

Si no, solo lo reciben las órdenes de trabajo creadas a partir de ese momento. Consulte Definiciones de eventos y datos.

¿Cómo hago que un campo espere a otro?

Abra el evento o campo de datos desde el flujo de trabajo, seleccione el lápiz (Edit Detail) y, en Requires, elija Header, Event o Data y, después, el campo. Seleccione Save. A partir de entonces, los usuarios solo pueden darle un valor cuando ese campo tenga un valor distinto de TBA. Consulte Campos.

¿Cómo hago obligatorios los campos de cabecera o los oculto?

Abra el flujo de trabajo y seleccione su pestaña Header Fields. Marque Visible para mostrar un campo, Mandatory para exigirlo y External para mostrarlo a los usuarios externos y, después, seleccione Save. Location List, Yard Position y Shipper Container no se pueden hacer obligatorios, y la referencia del expediente siempre está visible. Consulte la pestaña Header Fields.

¿Por qué no puedo eliminar un evento de un flujo de trabajo?

Un evento que tienen algunas órdenes de trabajo solo se elimina si selecciona Delete from all work orders and reports, que elimina también sus valores. TrakIT indica Unable to delete. Please check references. mientras haya usuarios elegidos en Workflow Instructions, o mientras los días de plazo de otro campo se cuenten a partir del evento: quítelos primero. El evento de reconocimiento de ingresos y gastos, y los campos que otro campo tiene en Requires, no se pueden eliminar; desactive Currently Active en su lugar, donde se permita. Consulte Eliminar un evento o un campo de datos.

¿Por qué TrakIT indica Cannot find event code?

Un ajuste del flujo de trabajo que nombra un evento, como Rev/Exp Recognition o Warehouse Commit Event, toma el código del evento, no su nombre. Introduzca el código de la columna Code de la pestaña Events del flujo de trabajo. Consulte Configuración del flujo de trabajo.

¿Por qué no se ofrecen algunos servicios al crear un expediente?

Un expediente solo ofrece los servicios permitidos para su flujo de trabajo. Abra el flujo de trabajo, seleccione su pestaña Services/Job Type, marque los servicios en Allowed Services y seleccione Save. Los propios servicios se gestionan en Admin > Masters > Master Tables (Workflow Services). Consulte la pestaña Services/Job Type.

Informes

¿Cómo dejo de recibir un informe?

1. Seleccione Reports > My Reports.
2. En Recipient of Reports, seleccione el icono de menos (Remove report) en la fila del informe.
3. Confirme.

El icono solo aparece en los informes que se le envían por su nombre o por su dirección de correo electrónico. Para un informe que recibe como miembro de un grupo de usuarios, pida al propietario del informe que cambie sus destinatarios. Consulte Dejar de recibir un informe.

Geografía

¿Cómo añado un depósito bajo una ciudad?

Los depósitos, patios, puertos y otros sitios son ubicaciones, bajo una ciudad de Geo Data.

1. Seleccione System > Geo Data.
2. Busque la ciudad con Search code or name y selecciónela.
3. Seleccione el icono del signo más junto a la lista bajo la ciudad. Se abre Create New Location con la ciudad ya rellenada.
4. Rellene la ubicación y seleccione Save.

También puede crear una desde System > Location List. Su rol necesita Read y Create en la sección Geo Data & Locations. Consulte Añadir una ubicación.

Finanzas

Para preguntas sobre la contabilidad, las contabilizaciones, los ejercicios y las monedas, consulte Glosario y preguntas frecuentes de contabilidad.