Factura de proveedor

La página de la factura de proveedor muestra una factura de proveedor, recibida de un proveedor o de otra entidad. Le asigna las partidas de gasto y de suplido de sus expedientes que cubre, o le añade partidas ad hoc para costes que no pertenecen a ningún expediente, comprueba que suman lo que facturó el proveedor y, después, la valida y la finaliza. Las pestañas bajo la factura de proveedor contienen sus partidas, datos, pagos, archivos, comentarios y registro de acciones.

Para abrir una factura de proveedor, seleccione su número en la página Facturas de proveedor o allí donde TrakIT la muestre, por ejemplo en un expediente financiero, en la página Partidas o en un pago. Cada factura de proveedor se abre en su propia pestaña del navegador.

Nota

Algunas etiquetas de esta página se definen para su empresa, por lo que pueden diferir de las que aparecen aquí: el nombre de la referencia del expediente (por ejemplo Transport Document, abreviado T/D) y los nombres de los tipos de entidad (como Carrier o Transporter).

Cómo avanza una factura de proveedor en TrakIT

Estado	Significado	Qué puede hacer
Submitted	Un proveedor ha enviado la factura de proveedor a través del portal o de la API de facturas de proveedor, o el sistema de su empresa la ha creado con el estado Submitted a través de la API de integración.	Aceptarla o rechazarla.
Received	Introducida en TrakIT, o aceptada.	Modificarla, asignarle partidas y ajustes y, después, validarla.
Validated	Ha superado sus comprobaciones y tiene un número de secuencia. Sus detalles, partidas y ajustes ya no pueden modificarse.	Registrar pagos, generar un PDF, finalizarla o anular su validación.
Finalised	Validada y finalizada. Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, se contabiliza en ella.	Registrar pagos y generar un PDF. Restablecerla si debe modificarse.
Disputed	Marcada como en disputa en Modify.	Quitar la marca antes de validarla.
Rejected	Rechazada, con un motivo para el proveedor.	Restaurarla.

El campo Status muestra un indicador luminoso verde para Validated y Finalised, rojo para Disputed y Rejected, y ámbar para los demás. Una factura de proveedor en disputa o rechazada también tiene un fondo de color.

La parte superior de la página

• Job ID, arriba a la izquierda, aparece cuando la factura de proveedor se creó desde la página financiera de un expediente. Muestra el expediente y abre su página financiera. Una factura de proveedor así solo puede recibir partidas de ese expediente, no partidas ad hoc.
• El icono de compartir (Share Bill Link) comparte el enlace a la factura de proveedor, o lo copia. El enlace requiere iniciar sesión en TrakIT.
• Actions, bajo el número de la factura de proveedor, ejecuta una acción que su empresa ha definido para las facturas de proveedor. TrakIT le pide confirmación primero; las acciones no se pueden deshacer.

El cuadro de detalles muestra:

Campo	Muestra
Bill ID	El número de TrakIT de la factura de proveedor.
Bill Date, Received Date, Due Date	La fecha que figura en la factura de proveedor, la fecha en que la recibió y la fecha de vencimiento del pago, si la hay.
Currency	La moneda de la factura de proveedor.
Entity Type, Received From	La entidad que envió la factura de proveedor. El icono de información muestra sus detalles.
Company	La empresa que recibió la factura de proveedor.
Added By	Quién añadió la factura de proveedor, y cuándo. El nombre aparece en rojo cuando la añadió un usuario externo.
Validated By o Rejected By	Quién validó o rechazó la factura de proveedor, y cuándo, o [ Pending ].
Finalised By	Quién finalizó la factura de proveedor, y cuándo, o [ Pending ].
Bill Sequence	El número que TrakIT da a la factura de proveedor cuando se valida: el código de la empresa, el año y el mes, y un número correlativo para ese mes, por ejemplo HQ-2610-0042. [ Pending ] hasta entonces.
Profit Center	El centro de beneficio, si la factura de proveedor tiene uno.
Status	Consulte Cómo avanza una factura de proveedor en TrakIT.
Internal Remarks, External Remarks	Las observaciones de la factura de proveedor, si las hay. El portal solo muestra las observaciones externas al proveedor en una factura de proveedor rechazada, como motivo del rechazo.

Importes

Tres recuadros comparan lo que facturó el proveedor con las partidas que ha asignado a la factura de proveedor:

Recuadro	Billed	Allocated
Net Amount	El importe facturado menos su impuesto.	El total de las partidas asignadas, sin sus impuestos.
Tax	El importe del impuesto de la factura de proveedor.	El impuesto de las partidas asignadas.
Total	El importe facturado, impuestos incluidos.	El total de las partidas asignadas, impuestos incluidos.

La cifra bajo cada recuadro es la diferencia. Aparece en verde cuando está dentro de la tolerancia definida para su empresa, y en rojo cuando no lo está. Para validar la factura de proveedor, el impuesto y, en una factura de proveedor de importe positivo, el total deben coincidir dentro de esa tolerancia.

Debajo:

Campo	Muestra
Tax Deduction	La retención aplicada al pago al proveedor, introducida en Modify.
Payment Made	Los pagos aprobados registrados para la factura de proveedor.
Outstanding	Lo que queda por pagar: el importe facturado menos los ajustes, los pagos aprobados y la retención. En verde cuando no queda nada por pagar.
X-Rate	Cuando la moneda de la factura de proveedor es distinta de la moneda de sus expedientes: el tipo de cambio de la moneda del expediente a la moneda de la factura de proveedor, o Missing/Outdated cuando TrakIT no tiene un tipo suficientemente reciente. Cuando la factura de proveedor está en la moneda del expediente pero algunas partidas se introdujeron en otra moneda, muestra el tipo calculado a partir de esas partidas, marcado como (Derived).
Sync Reference	Para una factura de proveedor enviada a su sistema contable externo: la referencia que recibió y cuándo, o el error. [Clear] la borra, para que la factura de proveedor se vuelva a enviar.

TrakIT toma los tipos de cambio de los tipos de cambio de su empresa, para la fecha de la factura de proveedor o para la fecha elegida en Modify.

Acciones sobre la factura de proveedor

Los botones bajo Select Action dependen del estado de la factura de proveedor y de sus permisos:

Botón	Qué hace
Modify	Modifica los detalles de la factura de proveedor. Antes de la validación, salvo que la factura de proveedor esté rechazada o enviada.
Generate PDF	Crea un PDF de una factura de proveedor validada.
Request Validation	Solicita que se valide la factura de proveedor, si su rol no puede validar facturas de proveedor.
Validate	Valida la factura de proveedor.
Un-Validate	Devuelve una factura de proveedor validada al estado Received.
Finalise	Finaliza una factura de proveedor validada.
Accept	Acepta una factura de proveedor enviada a través del portal o de la API.
Reject, Restore	Rechaza la factura de proveedor, o restaura una rechazada.
Delete	Elimina una factura de proveedor que no está validada.
Reset	Devuelve una factura de proveedor finalizada al estado Received.

En una factura de proveedor añadida por un usuario externo, aparece ⚠ Bill was submitted by external user junto a los botones.

Modificar la factura de proveedor

1. Seleccione Modify.
2. En Modify Bill, cambie lo que necesite. Consulte la tabla siguiente.
3. Seleccione Save.

Campo	Notas
Bill Number, Entity Type, entidad	Solo se muestran mientras la factura de proveedor no tiene partidas. El número de la factura de proveedor es obligatorio, de hasta 30 caracteres, y se guarda en mayúsculas sin espacios. Una misma entidad no puede tener dos facturas de proveedor con el mismo número.
Currency	Obligatorio.
Profit Center	Opcional.
Internal Remarks, External Remarks	El portal solo muestra las observaciones externas al proveedor en una factura de proveedor rechazada, como motivo del rechazo.
Exchange Rate Date	Document Date usa los tipos de la fecha de la factura de proveedor. Custom usa los tipos de la fecha que introduzca, que no puede ser futura ni de hace más de 90 días. Custom requiere el permiso Set X-Rate Date.
Use Alternate X-Rate	Usa el tipo alternativo de sus tipos de cambio en lugar del estándar.
Bill Date	Obligatorio. No puede ser una fecha futura ni de hace más de 5 años.
Bill Received On	Obligatorio. No puede ser anterior a la fecha de la factura de proveedor.
Bill Due Date	Opcional. No puede ser anterior a la fecha de la factura de proveedor.
Billed Amount (incl Tax)	Obligatorio y distinto de 0.
Tax Amount	Opcional. No puede superar la cuarta parte del importe facturado y debe tener el mismo signo.
Tax Deduction	Opcional. La retención aplicada al pago al proveedor. No puede ser negativa y, en la validación, no puede superar la mitad de un importe facturado positivo, ni ser distinta de 0 en uno negativo.
Disputed	Marca la factura de proveedor como en disputa.

Cuando marca una factura de proveedor como en disputa, TrakIT envía un correo electrónico a la persona que la añadió, con las observaciones externas como motivo. El portal no muestra ese motivo en la factura de proveedor. Una factura de proveedor en disputa no puede validarse.

Si su empresa convierte los importes de las partidas con su tabla de tipos de cambio, al guardar también se recalculan, a partir de sus importes originales, los importes en la moneda del expediente de las partidas introducidas en la moneda de la factura de proveedor, al tipo de la fecha del tipo de cambio de la factura de proveedor.

Validar una factura de proveedor

La validación confirma que la factura de proveedor es correcta y le asigna su número de secuencia. A partir de ese momento, sus detalles, partidas y ajustes ya no pueden modificarse.

1. Compruebe los importes y las partidas.
2. Seleccione Validate. Aparece en una factura de proveedor que no está validada, rechazada ni pendiente de aceptación.

TrakIT muestra The bill was validated successfully!, o el motivo por el que no se ha podido validar. Una factura de proveedor solo puede validarse cuando:

• No está en disputa.
• La entidad está activa, y aprobada si su tipo requiere aprobación.
• Tiene partidas que no suman cero, sin importes que falten, y ninguna de ellas está pendiente de aprobación.
• En una factura de proveedor de importe positivo, el importe facturado coincide con el total de sus partidas y, en todos los casos, el importe del impuesto coincide con el impuesto de las partidas, dentro de la tolerancia definida para su empresa.
• La retención está dentro de sus límites (consulte Modify).
• TrakIT tiene un tipo de cambio, si se necesita.
• Los campos de datos obligatorios de la factura de proveedor, en la pestaña Data, y los campos de datos obligatorios de su entidad están rellenados.
• Se superan las comprobaciones que su empresa haya definido para las facturas de proveedor.

Solicitar la validación

Si su rol no puede validar facturas de proveedor, verá Request Validation en lugar de Validate.

1. Seleccione Request Validation.
2. En Request For Validation, introduzca en Remarks observaciones para la persona que la validará.
3. Seleccione Request.

TrakIT comprueba primero la entidad, los importes y el tipo de cambio como lo haría en la validación. Después envía un correo electrónico a los usuarios que se han suscrito a Validation Requested para las facturas de proveedor en System > Notifications. Si nadie se ha suscrito, la solicitud falla con No recipients found.

Finalizar una factura de proveedor

Seleccione Finalise en una factura de proveedor validada. Todas las partidas de la factura de proveedor deben estar aprobadas, y deben superarse las comprobaciones que su empresa haya definido para la finalización.

Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, la finalización contabiliza la factura de proveedor: consulte Contabilización automática. La contabilización requiere un ejercicio abierto que incluya la fecha de la factura de proveedor. Una vez finalizada la factura de proveedor, sus campos de datos ya no pueden modificarse. Si su empresa envía las facturas de proveedor a un sistema contable externo, envía las finalizadas.

Anular la validación o restablecer una factura de proveedor

• Un-Validate devuelve al estado Received una factura de proveedor validada que no está finalizada ni enviada a un sistema contable externo. Se borra su número de secuencia.
• Reset devuelve una factura de proveedor finalizada al estado Received. TrakIT le pide confirmación primero. Revierte todo lo que TrakIT haya pasado a su contabilidad para la factura de proveedor y sus ajustes, y borra la referencia de sincronización. La factura de proveedor recibe un nuevo número de secuencia cuando se vuelve a validar.

Ninguna de las dos funciona cuando hay un pago registrado para la factura de proveedor, esté aprobado o no.

Rechazar o restaurar una factura de proveedor

Rechace una factura de proveedor que no vaya a aceptar, por ejemplo un duplicado. Una factura de proveedor solo puede rechazarse antes de la validación, y solo cuando no tiene partidas: desasígnelas primero.

1. Seleccione Reject.
2. En Reject Bill, introduzca el motivo en Update External Remarks. Inicialmente contiene las observaciones externas actuales de la factura de proveedor.
3. Seleccione Reject.

TrakIT guarda el motivo como observaciones externas de la factura de proveedor, de modo que el proveedor lo ve en el portal, y lo envía por correo electrónico a la persona que añadió la factura de proveedor. La factura de proveedor deja de estar en disputa o pendiente de aceptación.

Para deshacer un rechazo, seleccione Restore. La factura de proveedor vuelve al estado Received. Para restaurarla se necesita el permiso Validate.

Aceptar una factura de proveedor enviada

Las facturas de proveedor que los proveedores envían a través del portal o de la API de facturas de proveedor llegan con el estado Submitted, con al menos un archivo. Compruebe la factura de proveedor y sus archivos y, después, seleccione Accept: pasa al estado Received y puede trabajar con ella como con cualquier otra factura de proveedor. Para no aceptarla, rechácela.

Eliminar una factura de proveedor

1. Seleccione Delete en una factura de proveedor que no esté validada.
2. Confirme.

Sus partidas de expedientes se quitan de la factura de proveedor, de modo que pueden volver a facturarse. Sus partidas ad hoc, archivos y comentarios se eliminan. La pestaña de la factura de proveedor se cierra y la página desde la que la abrió se actualiza.

Generar un PDF

Una vez validada una factura de proveedor, puede crear un PDF de ella a partir de una plantilla.

1. Seleccione Generate PDF.
2. En Generate Bill, elija la plantilla en Select Template. Si la empresa solo tiene una, ya está elegida. Bill Preview muestra el resultado.
3. Si la plantilla tiene un cuadro de firma, firme en él y seleccione Confirm bajo la firma.
4. Seleccione Generate.

El PDF se añade a la pestaña Files, con el nombre de la plantilla y el número de la factura de proveedor como título. Está bloqueado, por lo que no puede eliminarse. Si no hay ninguna plantilla de factura de proveedor definida para la empresa, TrakIT muestra There are no templates available.

Pestañas

Bajo la factura de proveedor están las pestañas Accounts, Data, Payments Made, Files, Comments y Action Log. La página se abre en Accounts.

Pestaña Accounts

La pestaña Accounts lista las partidas de la factura de proveedor: las líneas de gasto y de suplido de sus expedientes financieros que paga esta factura de proveedor, y sus partidas ad hoc.

Columna	Muestra
Casilla	Selecciona partidas para desasignarlas, antes de la validación. El icono del encabezado selecciona todas o ninguna.
Serial	El número de línea.
Item	El nombre de la partida, su detalle y su código, y sus observaciones. Aparece un lápiz (Update Account) en las partidas ad hoc mientras la factura de proveedor todavía puede modificarse.
Appr	La aprobación de la partida. Sitúe el puntero sobre el indicador luminoso: Approval not required, Waiting for Approval o Approved.
Job, referencia del expediente	El expediente financiero, que abre su página financiera, y su referencia, que abre el expediente. No se muestra en una factura de proveedor creada desde un expediente. Vacío para una partida ad hoc.
WF Serial	El número de serie del flujo de trabajo del expediente.
WO, Container	La orden de trabajo y su contenedor, con el tamaño del contenedor. Una señal de advertencia indica que la orden de trabajo está cancelada.
Rev/Exp Date	La fecha en que se reconoce el gasto, o Pending en rojo. - para una partida ad hoc, que no tiene expediente.
Estimated	La estimación de la partida, en la moneda de la factura de proveedor cuando es posible, con el importe en la moneda del expediente debajo.
Qty, Rate, Amount	La cantidad, la tarifa y el importe en la moneda de la factura de proveedor. Cuando un importe se introdujo en otra moneda, el original se muestra debajo. [Missing] en rojo indica que TrakIT no puede convertir el importe a la moneda de la factura de proveedor. Un ▲ rojo indica que el importe es superior a lo estimado, y un ▼ verde, que es inferior; sitúe el puntero sobre él para ver en cuánto.
Tax Name, Tax Amount, Total + Tax	Los impuestos y el importe con impuestos, cuando alguna partida tiene un impuesto.

Bajo las partidas aparecen el Subtotal (cuando hay impuestos), el GRAND TOTAL, los ajustes y el Total Payable Amount.

Encima de la lista:

• Add Account añade una partida que no pertenece a ningún expediente: consulte Añadir una partida ad hoc.
• Allocate añade partidas a la factura de proveedor: consulte Asignar partidas.
• Unallocate quita de la factura de proveedor las partidas seleccionadas: consulte Desasignar partidas.
• Export descarga las partidas como archivo de Excel.
• Los administradores del sistema también ven Refresh, que recalcula el tipo de cambio y los totales de la factura de proveedor. TrakIT también los recalcula cuando asigna partidas, modifica ajustes o guarda la factura de proveedor.

Asignar partidas

Allocate aparece antes de la validación, salvo que la factura de proveedor esté rechazada o pendiente de aceptación.

1. Seleccione Allocate.
2. En Select Accounts to Add, acote la lista con los filtros y seleccione el icono de búsqueda.
3. Seleccione las partidas: seleccione una fila, o su casilla. El icono del encabezado selecciona todas las partidas mostradas o ninguna.
4. Seleccione Add.

TrakIT muestra All accounts added successfully, o cuántas de las partidas seleccionadas ha podido añadir, y recalcula los totales de la factura de proveedor.

La lista muestra las partidas reales de gasto y de suplido que ha facturado la entidad de esta factura de proveedor y que todavía no están en una factura de proveedor ni en un asiento interno, de los expedientes financieros de la empresa que no están cerrados ni cancelados. En una factura de proveedor creada desde un expediente, solo se listan las partidas de ese expediente. Primero aparecen las partidas de gasto y después las de suplido. Available indica cuántas partidas se listan: como máximo 1000, con la indicación (Limited). Selected cuenta las que ha seleccionado.

Filtro	Encuentra
Account Name/Code	Cualquier parte del nombre de la partida, de su detalle, de su código o de su grupo de partidas.
Referencia del expediente	Cualquier parte de la referencia del expediente. La etiqueta es el nombre corto que su empresa da a la referencia, por ejemplo T/D.
Workflow Serial	Cualquier parte del número de serie del flujo de trabajo del expediente.
WO / Container / Manifest	Cualquier parte del ID de la orden de trabajo, del número de contenedor o del ID de carga.
Unlinked Expenses	También lista las partidas sin entidad. Cuando añade una, recibe la entidad de la factura de proveedor.
Closed Jobs	También lista las partidas de los expedientes cerrados.

Su empresa también puede añadir un filtro propio, que se muestra en primer lugar y encuentra partidas por los datos de sus órdenes de trabajo. El icono de la cruz borra los filtros.

Columna	Muestra
Account Name	El nombre de la partida, con su grupo de partidas encima en rojo y el ID de su orden de trabajo entre paréntesis, si lo hay, y después su detalle y su código.
Applies	Cómo se aplica la partida, por ejemplo per Job, per WO o per Kg.
Referencia del expediente, Job ID	El expediente, que abre el expediente, y su expediente financiero, que abre la página financiera.
Entity Type	El tipo de la entidad que factura la partida.
WF Serial, WO	El número de serie del flujo de trabajo, y la orden de trabajo con su contenedor o su ID de carga.
Rate, Quantity, Total	La tarifa, la cantidad y el total en la moneda de la factura de proveedor, con la tarifa en la otra moneda de la partida debajo, si la hay. [Missing] indica que no se ha encontrado ningún tipo de cambio.
Updated By	Quién modificó la partida por última vez, y cuándo.
Linked	✓ cuando la partida ya tiene una entidad.

Añadir una partida ad hoc

Add Account añade una partida que pertenece solo a la factura de proveedor, no a un expediente, por ejemplo un coste que no es de ningún envío en concreto. Aparece en una factura de proveedor sin expediente, antes de la validación, salvo que esté rechazada o pendiente de aceptación, si su empresa tiene activado Use Ad-hoc Accounts en sus ajustes financieros.

1. Seleccione Add Account.
2. En Account Type, elija Expense o Disbursement.
3. Elija el Account Master: el concepto, entre los configurados para la empresa.
4. Escriba un Account Detail si es necesario, de hasta 50 caracteres.
5. Elija el Account Group, si su empresa usa grupos.
6. Elija cómo se aplica la partida en Applies: per TD, per WO, per m3, per Kg, per Ton, per TEU, per 20’, per 40’ o Manual. per TD requiere una cantidad de 1.
7. Escriba la Rate, en la moneda de la factura de proveedor, y la Quantity.
8. Escriba Internal Remarks (hasta 500 caracteres) y External Remarks (hasta 300 caracteres), si es necesario. Las observaciones externas aparecen bajo el nombre de la partida.
9. Seleccione Add.

La partida la factura la entidad de la factura de proveedor. Las partidas que necesitan aprobación no se pueden añadir de esta forma. Después, TrakIT recalcula los totales de la factura de proveedor.

Una partida ad hoc está siempre en la moneda de la factura de proveedor. Si después cambia la Currency de la factura de proveedor en Modify, sus tarifas conservan las mismas cifras en la nueva moneda.

Para cambiar una partida ad hoc, seleccione su lápiz en la columna Item. En Update Account, puede cambiar su grupo de partidas, Applies, la tarifa, la cantidad y las observaciones, así como sus impuestos:

• Para añadir un impuesto, seleccione Add Tax…, elija el impuesto y seleccione Add. La lista ofrece los impuestos del país de la empresa para ese tipo de partida.
• Para quitar un impuesto, seleccione la cruz que tiene al lado.
• Para eliminar la partida, seleccione la cruz de la parte inferior izquierda y, después, Yes.

Seleccione Save para guardar los demás cambios. Una vez validada la factura de proveedor, sus partidas ad hoc ya no pueden modificarse.

Desasignar partidas

1. Marque la casilla de cada partida que quiera quitar de la factura de proveedor.
2. Seleccione Unallocate.
3. Confirme.

Las partidas de expedientes quedan libres para añadirse a otra factura de proveedor. Las partidas ad hoc se eliminan. Unallocate aparece mientras la factura de proveedor no está validada ni rechazada.

Ajustes

Los ajustes reducen lo que paga por la factura de proveedor, por ejemplo por un descuento acordado con el proveedor. Siempre se deducen del total. Puede añadirlos antes de la validación, mientras la factura de proveedor no esté rechazada y quede algo pendiente, hasta 5 por factura de proveedor.

1. Seleccione el icono del signo más junto a Adjustments, bajo las partidas.
2. En Adjustment Details, elija el ajuste en Adjustment.
3. Introduzca el importe en Amount o, para un ajuste definido como porcentaje, compruebe Percent.
4. Introduzca observaciones en Remarks, si es necesario.
5. Seleccione Save.

Los tipos de ajuste se definen para su empresa. Cada uno es un importe fijo o un porcentaje de toda la factura de proveedor, de su impuesto o de determinadas partidas. Un ajuste limitado a determinadas partidas solo puede añadirse cuando la factura de proveedor tiene una de ellas.

Para modificar un ajuste, seleccione su icono del lápiz, modifíquelo y seleccione Save. Para eliminarlo, seleccione el icono de la cruz en Adjustment Details.

La lista muestra cada ajuste con sus observaciones y su importe y, después, Total Adjustments y Total Payable Amount: el total general menos los ajustes.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos de la factura de proveedor: información adicional que su empresa registra para las facturas de proveedor, definida por un administrador. Los campos pueden variar según la empresa.

1. Introduzca el valor en Value y, si es necesario, las observaciones en Remarks de los campos que quiera cambiar.
2. Seleccione Save.

Una estrella marca un campo obligatorio. Los campos obligatorios deben rellenarse antes de poder validar la factura de proveedor. Use Search para buscar un campo por nombre o código. Los campos calculados los calcula TrakIT. Los campos no pueden modificarse una vez finalizada la factura de proveedor.

Pestaña Payments Made

La pestaña Payments Made lista los pagos registrados para la factura de proveedor.

Columna	Muestra
Reference Number	La referencia del pago. Selecciónela para abrir el pago.
Sequence Number	El número de secuencia del pago.
Payment Mode	Cómo se pagó.
Trans. Date	La fecha del pago.
Status	Sitúe el puntero sobre el indicador luminoso: Approved, Ready to approve, o Amount not matching with total cuando el reparto del pago entre facturas de proveedor no suma su importe.
Amount	La parte del pago correspondiente a esta factura de proveedor.
Created By, Approved By	Quién registró y aprobó el pago, y cuándo.

Solo los pagos aprobados cuentan en Payment Made y Outstanding. Los pagos también se registran en la página Cobros y pagos.

Añadir un pago

Add Payment aparece en una factura de proveedor validada con un importe pendiente.

1. Seleccione Add Payment.
2. Compruebe Reference. TrakIT propone una referencia formada por el código de la empresa, el año y el mes, y un número correlativo, por ejemplo HQ2610-0005.
3. Elija la forma de pago en Transaction Mode, por ejemplo una transferencia bancaria.
4. Introduzca la fecha de operación en Transaction Date.
5. Compruebe Amount. Inicialmente es el importe pendiente, y no puede ser superior.
6. Introduzca observaciones en Remarks, si es necesario.
7. Seleccione Add Payment.

TrakIT crea un pago a la entidad de la factura de proveedor, en la empresa y la moneda de la factura de proveedor, y muestra Payment added successfully and Ready for Approval. El pago se descuenta de la factura de proveedor una vez aprobado: consulte Cobro o pago.

Pestaña Files

La pestaña Files contiene los archivos de la factura de proveedor, como la factura escaneada del proveedor y los PDF generados a partir de ella. Los archivos cancelados se muestran en rojo.

Columna	Muestra
Iconos	Descargar, previsualizar y, en los archivos PDF y las imágenes, imprimir el archivo.
Title, File Name	El título y el nombre del archivo.
Type, Status, Expiry	El tipo de documento, su estado y su fecha de caducidad, en rojo una vez caducado.
File Size	El tamaño en KB.
External	Yes en rojo cuando el proveedor puede ver el archivo en el portal.
Uploaded By	Quién añadió el archivo, y cuándo. Un ! rojo indica un usuario externo.

Para añadir archivos:

1. Seleccione Add Files.
2. En Upload Files, introduzca un título en File Title, o déjelo vacío para usar el nombre del archivo.
3. Elija Document Type y, si es necesario, Document Status y Document Expiry.
4. Para que el proveedor pueda ver los archivos en el portal, active Available Externally.
5. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cuando termina la subida, TrakIT muestra File Upload completed successfully y cierra la ventana emergente. Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB y ser de uno de los tipos indicados en el cuadro.

Para modificar un archivo, seleccione su icono del lápiz. En Modify File, cambie el título, el tipo, el estado, la caducidad o Available Externally, o active Cancel Document, y después seleccione Update. El icono de la cruz de Modify File elimina el archivo, si su rol lo permite. Los archivos que generó TrakIT, como los PDF de las facturas de proveedor, están bloqueados y no pueden eliminarse. Available Externally no puede cambiarse en un archivo añadido por un usuario externo.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios sobre la factura de proveedor.

• Sort muestra primero los más recientes o los más antiguos; Show muestra solo los comentarios con un estado.
• Cada comentario tiene un estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. Seleccione el estado para cambiarlo.
• Seleccione el icono de ampliar para leer un comentario largo a pantalla completa.

Para publicar un comentario:

1. Seleccione Add….
2. Escriba el comentario. Puede darle formato y añadir enlaces, imágenes y tablas.
3. Para mostrarlo al proveedor, seleccione Visible externally: el proveedor lo verá entonces en el portal y lo recibirá por correo electrónico. En las facturas de proveedor no está seleccionado de forma predeterminada.
4. Seleccione Post.

Para grabar un comentario de voz en su lugar, seleccione el botón del micrófono, después Start Recording y, cuando termine, Post. Una grabación puede durar hasta 5 minutos.

Puede eliminar su propio comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación, si todavía no se ha enviado por correo electrónico.

Comment Recipients lista los usuarios a los que se avisa de los nuevos comentarios. Un destinatario solo recibe un correo electrónico si se ha suscrito a las notificaciones de comentarios de las facturas de proveedor, en System > Notifications. Para añadir un usuario, seleccione Add, elija el usuario en Add New User y seleccione Add User. Para quitar uno, seleccione la cruz roja junto a su nombre.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho con la factura de proveedor, de lo más reciente a lo más antiguo: la hora, el usuario y su empresa, la acción y sus detalles, como partidas añadidas, la validación de la factura de proveedor o un campo modificado.

• Escriba en Search para buscar entradas por usuario, acción o datos.
• Seleccione Show Page Loads para incluir las veces que se abrió la factura de proveedor.
• Export descarga la lista como archivo de Excel.

El tiempo que se conservan las entradas depende de la política de conservación de datos de su instalación.

Notificaciones

Los usuarios pueden suscribirse a correos electrónicos sobre las facturas de proveedor en System > Notifications: cuando una factura de proveedor se crea, se envía, se acepta, se valida, se anula su validación, se finaliza, se rechaza o se marca como en disputa, cuando se solicita la validación, y sobre los comentarios.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Bills para abrir una factura de proveedor. Todo lo demás necesita su propio permiso:

Sección	Permiso	Le permite
Bills	Read	Abrir la factura de proveedor, ver sus pestañas, descargar y previsualizar sus archivos, y generar PDF de las facturas de proveedor validadas.
Bills	Create	Modificar la factura de proveedor, asignar y desasignar partidas, añadir y modificar partidas ad hoc, añadir ajustes, aceptar facturas de proveedor enviadas, añadir y modificar archivos, cambiar campos de datos y ejecutar Actions.
Bills	Delete	Eliminar una factura de proveedor que no está validada, y sus archivos. Abrir un ajuste para modificarlo o eliminarlo, lo que también requiere Create.
Bills	Export	Exportar las partidas.
Bills	Validate	Validar facturas de proveedor y restaurar las rechazadas.
Bills	Unvalidate	Anular la validación de facturas de proveedor.
Bills	Finalise	Finalizar facturas de proveedor.
Bills	Reset	Restablecer facturas de proveedor finalizadas.
Bills	Reject	Rechazar facturas de proveedor.
Bills	Clear Sync Ref	Borrar la referencia de sincronización.
Bills	Set X-Rate Date	Elegir una fecha del tipo de cambio Custom.
Payments	Create	Añadir pagos.
Work Orders	Delete Comment	Eliminar sus propios comentarios.

Cualquier persona que pueda abrir la factura de proveedor puede publicar comentarios y cambiar su estado.