Enlaces compartidos

Algunos enlaces que proporciona TrakIT abren una página sin iniciar sesión en TrakIT, por ejemplo un enlace que permite a un cliente seguir sus envíos. Cualquier persona que tenga un enlace así puede abrirlo hasta que caduque, se revoque o se haya usado tantas veces como permite. La página Shared Links lista estos enlaces, los revoca y emite otros nuevos a mano. El widget de seguimiento público no necesita ningún enlace: encuentra las órdenes de trabajo de un expediente por la referencia del expediente.

Para abrirla, seleccione Admin > SysAdmin Pages > Shared Links. El título de la página es Share Links.

TrakIT solo guarda un hash de cada enlace, nunca el propio enlace. Por eso ninguna página puede volver a mostrar un enlace una vez emitido: si se pierde uno, revóquelo y emita otro.

Tipos de enlace

Tipo	Abre	Se emite desde	Funciona durante
Work Order	Una orden de trabajo, con sus eventos.	Los formularios y las plantillas de mensaje que contienen el código %%%6,TRACKWO;; la aplicación de TrakIT independiente, cada vez que abre una orden de trabajo; y Emitir un enlace en esta página.	7 días, o los días que elija en esta página.
Entity Tracking	La lista de las órdenes de trabajo de un cliente, cada una de las cuales se puede abrir.	Issue a Tracking Link en la entidad, y las plantillas que contienen %%%6,TRACKLINK;.	15 días, o los días que elija en esta página.
Invoice Statement	El extracto de facturas de un cliente, desde el que se puede abrir cada factura.	Issue an Invoice Statement Link en la entidad, y los recordatorios de pago de la pestaña Invoices de la entidad.	7 días, o los días que elija en esta página.
Invoice	Una factura.	Solo Emitir un enlace en esta página.	Los días que elija.
Document Upload	Un formulario para subir a un expediente un documento solicitado.	Request Documents con enlaces de subida, en la lista de comprobación de documentos de una orden de trabajo o de un expediente: un enlace por documento solicitado.	24 horas.

TrakIT emite un enlace nuevo cada vez: cada correo electrónico, formulario o selección obtiene el suyo. Por eso la lista puede contener varios enlaces vigentes a la misma orden de trabajo o al mismo cliente. Revocar uno no afecta a los demás.

En una plantilla, el texto que sigue a | pasa a ser el texto del enlace, por ejemplo %%%6,TRACKWO|Track this container;. Sin él, el enlace a la orden de trabajo dice WO y el ID de la orden de trabajo, y el enlace del cliente dice Tracking Link.

Enlaces que no se listan aquí

Un enlace a un solo documento, como el Share Link de un documento en una orden de trabajo o en un expediente, o un enlace de descarga en los documentos enviados por correo electrónico, abre el propio archivo. Estos enlaces funcionan durante 7 días y no se listan en esta página.

Buscar un enlace

La página se abre en los enlaces vigentes. Acote la lista con los campos que hay encima de ella:

Campo	Muestra
Kind	Un tipo de enlace, o — All —.
Status	Live (ni revocados ni caducados, lo que incluye los enlaces agotados), Revoked, Expired o — All —.
Issued By	Los enlaces emitidos por los usuarios cuyo identificador de usuario contiene el texto que escribe.

La lista muestra 25 enlaces por página, los más recientes primero:

Columna	Muestra
ID	El número del enlace.
Kind	El tipo de enlace.
Points At	Lo que abre el enlace: el número de contenedor o la referencia del expediente de la orden de trabajo, el número de factura, la referencia del expediente de una subida de documento o el nombre del cliente. Si se ha eliminado, su ID.
Issued By	El identificador de usuario de quien emitió el enlace. Vacío para los enlaces que TrakIT emitió por sí mismo, como los de los recordatorios de pago automáticos.
Issued, Expires	Cuándo se emitió el enlace y cuándo deja de funcionar, en su zona horaria.
Uses	Cuántas veces se ha usado el enlace, seguido del máximo si lo tiene, por ejemplo 2 / 5.
Status	Live, Used up, Expired o Revoked. Las filas que no están vigentes aparecen en gris.

Un enlace se usa cada vez que alguien lo abre. Pasar las páginas de una lista, ordenarla y abrir sus filas no cuenta. Un enlace de subida de documento se usa cada vez que se sube un archivo con él, no al abrir el formulario.

Revocar un enlace

1. Busque el enlace en la lista.
2. Seleccione Revoke al final de su fila. Solo lo tienen los enlaces vigentes.
3. Confirme Revoke this link? Anyone holding it loses access immediately.

TrakIT indica The link has been revoked, y el estado del enlace pasa a ser Revoked. Deja de funcionar de inmediato, incluso para quien tenga la página abierta: su siguiente cambio de página, fila o subida se rechaza. Un enlace revocado no puede volver a estar vigente. Para volver a dar acceso, emita un enlace nuevo.

Emitir un enlace

Puede emitir un enlace a una orden de trabajo, a una factura, o a los envíos o al extracto de facturas de un cliente.

1. Seleccione Issue Link debajo de la lista.
2. En Issue a Share Link, elija el tipo en Kind: Work Order, Invoice, Invoice Statement o Entity Tracking.
3. En Work Order ID:, introduzca el ID de lo que abre el enlace: el ID de la orden de trabajo, el ID de la factura o, para Invoice Statement y Entity Tracking, el ID de entidad del cliente. La etiqueta sigue siendo Work Order ID: sea cual sea el tipo que elija.
4. En Valid for (days):, introduzca durante cuántos días funciona el enlace, de 1 a 365. Empieza en 7.
5. Para limitar cuántas veces se puede abrir el enlace, introduzca un número en Maximum uses:. Déjelo en blanco para no poner límite.
6. Seleccione Issue.

TrakIT comprueba el ID antes de emitir el enlace, como lo hacen las páginas que emiten enlaces:

• una orden de trabajo debe estar en uno de sus flujos de trabajo;
• una factura debe estar aprobada, no estar cancelada y ser de una de sus empresas y, si pertenece a un flujo de trabajo, de uno de sus flujos de trabajo;
• para Invoice Statement y Entity Tracking, la entidad debe ser un cliente cuya empresa responsable sea una de las suyas. Un enlace Invoice Statement también requiere Preview en la sección Invoices.

Los administradores del sistema pueden emitir un enlace a cualquier cosa que exista.

Mensaje	Qué hacer
Enter the id of the object to link to	Introduzca el ID como número entero.
Enter how many days the link should be valid for, up to 365	Introduzca un número de días de 1 a 365.
Maximum uses must be a positive number, or blank for unlimited	Corrija Maximum uses:.
No such work order, No such approved invoice, No such customer	Compruebe el ID y el tipo elegido en Kind.
You do not have access to this work order’s workflow	La orden de trabajo está en un flujo de trabajo al que no tiene acceso.
The invoice is not of one of your companies, You do not have access to this invoice’s workflow	La factura está fuera de sus empresas o de sus flujos de trabajo.
The customer’s responsible company is not one of yours	El cliente pertenece a otra empresa.
You do not have the permission to share invoice statements	Su rol necesita Preview en la sección Invoices.

Share Link Issued

El nuevo enlace aparece en la ventana emergente Share Link Issued. Cópielo del cuadro y, después, seleccione Close.

Precaución

Copie el enlace antes de cerrar la ventana emergente: TrakIT solo lo muestra una vez. Si lo pierde, revóquelo y emita otro.

La página compartida

Un enlace abre una página con el logotipo de TrakIT y sin menú. La persona que la abre no inicia sesión. En la parte inferior, la página indica This link is valid until y la fecha y la hora en que caduca, en UTC.

Si el enlace es incorrecto, ha caducado, se ha revocado o se ha agotado, la página indica This link is not available y It may have expired or been withdrawn. Please ask your contact for a new one. No indica cuál de estos casos es. Si el enlace deja de funcionar mientras la página está abierta, el siguiente cambio de página u ordenación muestra el mismo mensaje, y una fila que se abre muestra This item is not available.

Orden de trabajo

Un enlace Work Order muestra la orden de trabajo, encabezada por su número de contenedor, o por la referencia del expediente si no lo tiene, y por su flujo de trabajo:

• los campos de cabecera que el flujo de trabajo de la orden de trabajo muestra a los usuarios externos, como el cliente, la mercancía, el cargador, el número de contenedor, el transportista por carretera y el receptor (consulte la pestaña Header Fields);
• los eventos y campos de datos a los que el flujo de trabajo da acceso externo (consulte la pestaña Events), con su nombre externo cuando lo tienen. Una marca de verificación señala los eventos que han ocurrido, con su fecha y hora; los campos de datos muestran su valor. Las horas están en UTC.

Envíos de un cliente

Un enlace Entity Tracking muestra Shipment Tracking y el nombre del cliente, con la lista de las órdenes de trabajo en las que la entidad es el cliente, las más recientes primero, 25 por página. Un enlace emitido por un usuario que no es administrador del sistema solo lista las órdenes de trabajo de los flujos de trabajo de ese usuario, tal como los tenga cuando se abre el enlace. Los enlaces emitidos por un administrador del sistema, o por el propio TrakIT, las listan todas.

• Las columnas son las columnas predeterminadas de las órdenes de trabajo configuradas para los usuarios externos. El último evento es el más reciente que el flujo de trabajo muestra a los clientes, con su nombre externo, y las columnas de eventos y de campos de datos solo muestran los eventos y campos a los que el flujo de trabajo da acceso externo. Seleccione el encabezado de una columna para ordenar por ella, cuando el encabezado es un enlace; selecciónelo de nuevo para invertir el orden.
• Marque Open shipments only para ocultar las órdenes de trabajo cerradas y canceladas.
• Use Previous y Next para moverse entre las páginas.
• Seleccione una fila para abrir la orden de trabajo, que se muestra como en un enlace a una orden de trabajo, con las horas en la zona horaria del cliente. Back vuelve a la lista.

Extracto de facturas y factura

Un enlace Invoice Statement muestra Invoice Statement y el nombre del cliente, con las facturas aprobadas del cliente que no están canceladas, incluidas las facturas rectificativas, las más recientes primero, 25 por página. Como en Entity Tracking, un enlace emitido por un usuario que no es administrador del sistema solo muestra las facturas de las empresas de ese usuario y, para las facturas de un flujo de trabajo, de sus flujos de trabajo:

Columna	Muestra
Invoice	El número de factura.
Date, Due	La fecha de la factura y la fecha de vencimiento.
Referencia del expediente	El expediente. La etiqueta se define para su empresa, por ejemplo T/D.
Curr	La moneda de la factura.
Total, Paid, Outstanding	El total, los pagos recibidos y lo que aún se debe. No se debe nada en una factura marcada como pagada o dada de baja por incobrable.

Seleccione Invoice, Date, la referencia del expediente, Due o Total para ordenar por esa columna. Seleccione una fila para abrir la factura; Back vuelve al extracto.

Un enlace Invoice, o una factura abierta desde un extracto, muestra el número de factura y el nombre del cliente y, después:

• Invoice To, From (su empresa), la referencia del expediente, Workflow y Remarks;
• las líneas, con Description, Reference, Qty, Rate y Amount;
• Sub Total, el total de cada impuesto, Adjustments si los hay, Total, cada pago recibido con su referencia, su fecha y su forma de pago, y Outstanding.

La página no incluye el PDF de la factura. Los usuarios externos que inician sesión en el portal ven sus facturas en su página Invoices.

Subida de documento

Un enlace Document Upload muestra Document Upload con la referencia del expediente, Document Requested y la Commodity del expediente. La persona que lo abre:

1. introduce su nombre en Your name (opcional, hasta 30 caracteres);
2. elige el archivo en File: un archivo PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx) o de imagen (.jpg, .jpeg, .png) de hasta 20 MB;
3. selecciona Upload.

La página indica Thank you - the document has been uploaded. You can close this window. El enlace sigue funcionando hasta que caduca, así que se pueden subir más archivos con él. Lo que ocurre con el documento subido se describe en Solicitar documentos.

Mensaje	Significa
The file is larger than 20 MB	Elija un archivo más pequeño.
Only PDF, Office and image files can be uploaded, Cannot upload this file type	Elija un archivo de uno de los tipos indicados arriba.
Invalid file name	El nombre del archivo tiene más de 100 caracteres.
This shipment is no longer open for document uploads	Al expediente no le queda ninguna orden de trabajo abierta.
Not found or not permitted	El enlace dejó de funcionar después de abrir el formulario, por ejemplo porque caducó o se revocó.
Too many requests. Please wait a moment and try again.	Llegaron demasiadas solicitudes desde la misma dirección de red. Vuelva a intentarlo más tarde.

Quién puede usar esta página

La página necesita Manage Share Links en la sección Entity Management. Los administradores del sistema tienen este permiso. Los demás usuarios ven You do not have the permission to manage share links. Emitir y revocar enlaces requiere el mismo permiso.

La opción de menú está en SysAdmin Pages, que solo ven los administradores del sistema.