Formación

TrakIT hace el seguimiento de la formación que deben realizar sus empleados: qué formaciones existen, quién debe realizarlas y para cuándo, quién las ha realizado y quién tiene certificados a punto de caducar.

La formación es para los empleados: los usuarios de TrakIT configurados con sus datos de recursos humanos en Maestro de empleados. Su departamento y su Employee ID, que aparecen en las páginas de formación y en los certificados, proceden de su ficha de empleado.

Las páginas de formación están en HR > Training:

Elemento del menú	Página	Para qué sirve
My Training	Mi formación	Todos los usuarios: ver sus propias formaciones, marcarlas como completadas y descargar sus certificados.
Compliance	Cumplimiento de la formación	La formación de una empresa de un vistazo: porcentajes de formaciones completadas, formaciones con retraso y certificados a punto de caducar.
Records	Registros de formación	Las formaciones de todos los empleados: marcarlas como completadas, aprobar las enviadas, eximir de ellas o restablecerlas.
Assignment	Asignaciones de formación	Asignar una formación a un empleado, a un departamento o a todos los empleados de una empresa, con una fecha límite.
Masters	Maestro de formaciones	La lista de formaciones: añadirlas, cambiarlas y eliminarlas.

Cómo funciona la formación

1. Configure la formación. En Maestro de formaciones, añada cada formación una sola vez: su tipo, si es obligatoria, durante cuánto tiempo es válida una vez completada y, si hay una prueba, la puntuación mínima. Una formación pertenece a una empresa. Marque Shared para que otras empresas también puedan usarla.
2. Asígnela. En Asignaciones de formación, asigne la formación a un empleado, a un departamento o a todos los empleados de una empresa, con una fecha límite si la necesita. TrakIT añade un registro de formación, con el estado Pending, para cada empleado al que alcanza la asignación.
3. Complétela. Los empleados marcan sus formaciones como completadas en Mi formación, con su puntuación en la prueba si la hay. Una formación Classroom / In-Person, en cambio, se envía para su aprobación, y una persona que gestiona los registros de formación la aprueba en Registros de formación. Allí también puede marcar formaciones como completadas en nombre de los empleados, o eximirlos de ellas.
4. Obtenga el certificado. Cada formación completada recibe un certificado, con un número de certificado y, si la formación tiene una validez, una fecha de caducidad. El empleado y las personas que gestionan los registros de formación pueden descargarlo en PDF.
5. Renuévela. Cuando un certificado caduca, TrakIT marca el registro como Expired y añade un nuevo registro Pending, para que el empleado vuelva a realizar la formación.

Mientras tanto, TrakIT envía recordatorios por correo electrónico a los empleados a medida que se acercan las fechas límite y las fechas de caducidad de los certificados, y Cumplimiento de la formación muestra cómo va cada empresa.

Estados de la formación

Cada registro de formación, uno por empleado y formación, tiene uno de estos estados:

Estado	Significa
Pending	Asignada, y aún no realizada.
In Progress	Enviada para su aprobación: el empleado la ha realizado y está a la espera de que alguien la apruebe en Registros de formación.
Completed	Realizada, y superada si se introdujo una puntuación para una formación con puntuación mínima. Tiene un certificado.
Expired	Completada, pero la validez del certificado se ha agotado. Un nuevo registro Pending la sustituye.
Waived	No se exige a este empleado: alguien lo eximió de ella, indicando un motivo.
Failed	Marcada como completada con una puntuación inferior a la puntuación mínima de la formación. Debe restablecerse antes de que el empleado pueda volver a intentarlo.

Una formación Pending o In Progress cuya fecha límite ha pasado está con retraso. Las formaciones con retraso aparecen en rojo en las páginas de formación.

Quién recibe un registro de formación

Una asignación crea los registros el día en que la guarda, para los empleados que abarca en ese momento:

• Individual Employee: ese empleado.
• Department: los empleados de la empresa en ese departamento.
• All Employees: todos los empleados de la empresa.

Un empleado que ya tiene un registro Pending, In Progress o Completed para la formación no recibe otro. Los empleados que se incorporan después al departamento o a la empresa no se añaden: asígneles la formación individualmente.

Los empleados cuyo estado es Terminated, Resigned o Retired quedan fuera de las asignaciones a un departamento o a una empresa. Sus registros dejan de aparecer en las páginas de formación y en las cifras de cumplimiento, y no reciben recordatorios.

Qué formaciones puede usar una empresa

Las formaciones que una empresa puede ver y asignar son:

• sus propias formaciones,
• las formaciones que comparten otras empresas (con Shared marcado),
• las formaciones configuradas para todas las empresas de su instalación.

Solo se pueden asignar las formaciones activas. Solo la empresa a la que pertenece una formación puede cambiarla o eliminarla; una formación configurada para todas las empresas solo la puede cambiar un administrador del sistema.

Certificados y renovación

Cuando se completa una formación, TrakIT asigna al registro un número de certificado y calcula la fecha de caducidad del certificado: la fecha de finalización más la Validity de la formación, en días. Una formación con una validez de 0 no caduca nunca.

El certificado es un PDF en formato A4 que TrakIT genera cada vez que lo descarga. Muestra el logotipo de su instalación, el nombre, el cargo, el departamento y el Employee ID del empleado, el título, el código y la categoría de la formación, la Date of Completion, Valid Until (o No Expiry), el Certificate No. y la fecha de emisión, que es el día en que lo descarga. El cargo y el departamento son los actuales del empleado.

Los empleados descargan sus propios certificados en Mi formación. Los usuarios que gestionan los registros de formación descargan los de los empleados de sus empresas en Registros de formación.

Una vez al día, TrakIT revisa las formaciones completadas. Cuando la fecha de caducidad de un certificado ha pasado, marca el registro como Expired y añade un nuevo registro Pending para la misma formación y el mismo empleado, con una fecha límite 30 días después de ese día, salvo que el empleado ya tenga un registro Pending o In Progress para ella. El registro caducado se conserva como historial.

Recordatorios

TrakIT envía recordatorios por correo electrónico a los empleados en estos días:

Cuándo	El asunto del correo electrónico empieza por
14 días y 3 días antes de la fecha límite de una formación	Training Reminder:
En la fecha límite	Training Due Today:
Una vez por semana mientras la formación está con retraso	Overdue Training:
30 días y 7 días antes de que caduque un certificado	Certificate Expiring Soon:

El asunto continúa con el código y el título de la formación. El correo electrónico indica el código, el título y la fecha límite de la formación, con los días que quedan o los días de retraso, y si es obligatoria; para un certificado que caduca, también su fecha de caducidad.

Los recordatorios solo se envían a los empleados que tienen una dirección de correo electrónico en su ficha de usuario. Las formaciones sin fecha límite no generan recordatorios de fecha límite.

Quién puede usar las páginas de formación

Todos los usuarios pueden abrir Mi formación para ver sus propias formaciones. Las demás páginas requieren permisos en la sección Employee Training de su rol:

Página	Requiere
Cumplimiento de la formación	Read.
Registros de formación	Read para ver los registros; Update para marcar formaciones como completadas, aprobarlas, eximir de ellas y restablecerlas.
Asignaciones de formación	Read y Assign para abrir la página; Update para asignar formaciones y cambiar fechas límite; Delete para quitar asignaciones.
Maestro de formaciones	Read para ver las formaciones; Update para añadirlas y cambiarlas; Delete para eliminarlas.

Las páginas de formación no usan el permiso Create de la sección. Consulte Roles y permisos.

En estas páginas, elige la empresa con la que trabajar entre las empresas a las que tiene acceso.