Geo Data

La página Geo Data contiene el árbol de zonas geográficas con el que trabaja TrakIT: Global en lo más alto, después las regiones, las agrupaciones, los países, los estados, los sectores y las ciudades, y bajo cada ciudad sus ubicaciones, como puertos, patios, almacenes, oficinas e instalaciones de clientes. Aquí puede añadir, renombrar, mover y eliminar esas zonas geográficas, y elegir qué usuarios tienen acceso a qué parte del árbol.

Para abrirla, seleccione System > Geo Data. Los enlaces a una zona geográfica desde otras partes de TrakIT, como Belongs To en una ubicación, abren la página en esa zona geográfica.

Configurar Geo Data es el primer paso de la configuración de TrakIT: las empresas, los flujos de trabajo y las ubicaciones dependen de Geo Data. Consulte Configurar TrakIT.

Cómo se organiza el árbol

Cada zona geográfica tiene un tipo, y cada tipo solo puede estar bajo determinados tipos:

Tipo	Puede estar bajo	Puede contener
Global	Nada: solo hay una, en lo más alto.	Regiones
Region	Global	Agrupaciones y países
Cluster	Una región	Países
Country	Una región o una agrupación	Estados, sectores y ciudades
State	Un país	Sectores y ciudades
Area	Un país o un estado	Ciudades
City	Un país, un estado o un sector	Ubicaciones
Location	Una ciudad	Nada

Las agrupaciones, los estados y los sectores son opcionales: úselos solo si los necesita para agrupar zonas geográficas. Un país no puede estar dentro de otro país.

Para qué usa TrakIT el árbol:

cada empresa pertenece a uno de sus países;
cada flujo de trabajo está asignado a dos de sus zonas geográficas;
los usuarios obtienen acceso a los flujos de trabajo a través de las zonas geográficas que tienen asignadas (consulte Users With Access);
los lugares por los que pasa una orden de trabajo, los almacenes y los patios son ubicaciones. La lista de ubicaciones muestra todas las ubicaciones.

Cada zona geográfica tiene un código, único en todo el árbol. El código de un país es su código ISO de 2 letras, por ejemplo KE, y el de una ciudad, su código de 3 letras, por ejemplo MBA.

Buscar una zona geográfica

El árbol está a la izquierda de la página y la zona geográfica seleccionada, a la derecha.

Seleccione la flecha junto a una zona geográfica para mostrar u ocultar las zonas geográficas que tiene debajo. Una zona geográfica que no tiene nada debajo no tiene flecha.
Seleccione una zona geográfica para mostrarla a la derecha. La fila se resalta.
En Search code or name, escriba al menos 2 caracteres de un código, un nombre o un nombre local. Se listan hasta 50 zonas geográficas que coinciden, cada una con su tipo y la zona geográfica bajo la que está. Elija una, o use las teclas de flecha e Intro, para desplegar el árbol hasta ella y seleccionarla.

Los países muestran su bandera. Una ubicación muestra un marcador relleno si su posición está definida. Una zona geográfica deshabilitada, como una ubicación inactiva, aparece tachada.

La barra de direcciones sigue a la zona geográfica seleccionada, así que puede guardarla en favoritos o enviar el enlace a alguien con acceso a esta página.

La zona geográfica seleccionada

La ruta desde Global hasta la zona geográfica seleccionada aparece en la parte superior. Seleccione cualquier zona geográfica de la ruta para volver hacia arriba.

Debajo aparecen el código y el nombre de la zona geográfica, su estado (Active o Disabled) y sus datos:

Campo	Muestra
Type	El tipo de zona geográfica.
Local Name	El nombre en el idioma local, si se ha introducido.
Belongs To	La zona geográfica bajo la que está. Selecciónela para ir a ella.
Country	Para estados, sectores, ciudades y ubicaciones: el país en el que están.
Created, Last Updated	Cuándo, y por quién.

Una ubicación muestra también su Location Type, sus Coordinates (seleccione [Copy] para copiarlas en grados decimales), el radio de su Geofence en metros, su Owner y sus direcciones, y un mapa con su posición. Seleccione el mapa para abrir la posición en Google Maps. Si el mapa no se puede mostrar, la página ofrece Open in Google Maps en su lugar. Seleccione Open Location Details para abrir la página de la ubicación.

Los iconos junto al estado actúan sobre la zona geográfica seleccionada:

Icono	Qué hace
Lápiz (Modify)	Cambia su código y sus nombres: consulte Modificar una zona geográfica.
Flechas (Move)	La pone bajo otra zona geográfica: consulte Mover una zona geográfica.
Papelera (Delete)	La elimina: consulte Eliminar una zona geográfica.
Excel (Export this branch)	La descarga con todo lo que tiene debajo: consulte Exportar.

Solo ve los iconos que su rol permite. Global no se puede modificar, mover ni eliminar, y las regiones no se pueden mover.

La lista bajo una zona geográfica

Debajo de los datos, todas las zonas geográficas excepto las ubicaciones tienen la lista de las zonas geográficas que tienen debajo, encabezada por su tipo y su número, por ejemplo Country List (12) o State/City List (30).

Columna	Muestra
Type	El tipo de cada zona geográfica.
Code	Su código, con la bandera en el caso de un país.
Name	Su nombre.
Marcador	Solo bajo una ciudad: una marca de verificación si la posición de la ubicación está definida.

Las zonas geográficas deshabilitadas aparecen en rojo. Seleccione una fila para abrir esa zona geográfica. Para encontrar una fila, escriba parte de su código o de su nombre en Search.

El icono del signo más junto al encabezado añade una zona geográfica bajo la seleccionada: consulte Añadir una zona geográfica.

Añadir una zona geográfica

Seleccione la zona geográfica bajo la que va a añadirla.
Seleccione el icono del signo más junto al encabezado de la lista (por ejemplo, Add Region en Global).
En Add Under nombre, elija el Type, si puede ir más de un tipo.
Introduzca el Code: hasta 10 letras, dígitos, guiones (-) o guiones bajos (_). TrakIT lo pasa a mayúsculas. Para un país, use el código ISO de 2 letras; para una ciudad, el código de 3 letras.
Introduzca el Name, de hasta 100 caracteres, y, si lo necesita, un Local Name.
Seleccione Save.

Después, TrakIT selecciona la nueva zona geográfica, para que pueda añadir las zonas geográficas que van debajo.

Añadir una ubicación

Las ubicaciones se añaden con el editor de ubicaciones, no con el cuadro de diálogo Add Under: seleccione una ciudad y después el icono del signo más junto a su lista. Se abre la ventana emergente Create New Location con la ciudad ya rellenada. Para sus campos, consulte Modificar la ubicación.

También puede añadir una ubicación desde la lista de ubicaciones, donde elige el país y la ciudad en la ventana emergente.

Modificar una zona geográfica

Seleccione la zona geográfica.
Seleccione el icono del lápiz (Modify).
En Modify tipo, cambie el Code, el Name o el Local Name.
Seleccione Save.

Cuando cambia el nombre de una zona geográfica, TrakIT también actualiza el nombre en los campos de datos de ubicación de las órdenes de trabajo abiertas que hacen referencia a ella.

No puede cambiar el código de un país mientras está en uso, por ejemplo por entidades o flujos de trabajo.

En una ubicación, el lápiz abre la ventana emergente Modify Location: consulte Modificar la ubicación.

Mover una zona geográfica

Para poner una zona geográfica, con todo lo que tiene debajo, bajo otra zona geográfica:

Seleccione la zona geográfica.
Seleccione el icono de las flechas (Move).
En Move nombre, Currently Under muestra dónde está ahora. En Move Under, elija el tipo de zona geográfica bajo la que va a moverla, si hay más de uno.
En Select tipo, elija la zona geográfica. La lista muestra todas las zonas geográficas de ese tipo, con su código y su nombre.
En una ubicación, seleccione Clear Location & Geofence (if any) si la posición y la geovalla de la ubicación ya no son válidas en su nuevo destino.
Seleccione Move.

También puede arrastrar una zona geográfica del árbol hasta la zona geográfica bajo la que va a ir. Las zonas geográficas bajo las que puede ir se resaltan con un contorno al pasar por encima de ellas. Confirme el movimiento en Move Geo Data. Al arrastrar, nunca se borra la posición de una ubicación.

Eliminar una zona geográfica

Seleccione la zona geográfica.
Seleccione el icono de la papelera (Delete).
Confirme en Delete Geo Data. La eliminación no se puede deshacer.

Solo puede eliminar una zona geográfica que no tenga nada debajo: elimine o mueva antes las zonas geográficas que tiene debajo. Tampoco puede eliminar una zona geográfica que está en uso en otra parte de TrakIT: por ejemplo, el país de una empresa o de una entidad, una zona geográfica a la que está asignado un flujo de trabajo, una ubicación que figura en la lista de ubicaciones de una orden de trabajo o que tiene distancias, o una zona geográfica a la que hay usuarios asignados (quite antes su asignación).

Users With Access

Para Global, las regiones, las agrupaciones y los países, la tabla Users With Access lista los usuarios que tienen acceso a la zona geográfica seleccionada: los asignados a ella y los asignados a una zona geográfica superior, ya que el acceso a una zona geográfica incluye todo lo que tiene debajo. Los usuarios bloqueados y los administradores del sistema no aparecen.

Columna	Muestra
Name	El usuario. Seleccione el nombre para abrir el usuario.
Company	La empresa del usuario.
Assigned To	La zona geográfica a la que está asignado el usuario. Si es una zona geográfica superior, selecciónela para ir a ella.

Para buscar un usuario, escriba parte del nombre, de la empresa o de la zona geográfica en Search.

Un usuario asignado a una zona geográfica tiene acceso a todos los flujos de trabajo activos asignados a esa zona geográfica o a una zona geográfica que tiene debajo. TrakIT actualiza los flujos de trabajo del usuario en cuanto lo asigna o le quita la asignación. Aquí solo se pueden asignar los usuarios cuyo Workflow Assignment, en su ficha de usuario, es By Geo Data.

Asignar un usuario

Seleccione la zona geográfica: Global, una región, una agrupación o un país.
Seleccione el icono del signo más junto a Users With Access.
En Assign User, elija el usuario en Select User. Puede escribir para buscar en la lista.
Seleccione Assign.

Select User lista los usuarios internos activos cuyo Workflow Assignment es By Geo Data, salvo los administradores del sistema y los usuarios ya asignados a esta zona geográfica o a una zona geográfica superior. A un usuario asignado a una zona geográfica que está bajo esta hay que quitarle antes la asignación allí.

Solo se puede asignar a un usuario que figure en Select User. Si el usuario ya no cumple las condiciones cuando selecciona Assign, por ejemplo porque alguien lo ha asignado mientras tanto a esta zona geográfica, TrakIT indica This user cannot be assigned here.

Salvo que sea administrador del sistema, solo puede asignar usuarios a zonas geográficas que estén dentro de las zonas geográficas que tiene asignadas.

Quitar la asignación de un usuario

Seleccione el icono del signo menos en la fila del usuario y confirme en Unassign User. El icono solo aparece en los usuarios asignados a la propia zona geográfica seleccionada: para quitar un acceso que viene de una zona geográfica superior, vaya a esa zona geográfica.

Exportar

Export All, bajo el árbol, descarga todas las zonas geográficas en una hoja de Excel: su ID (un enlace de vuelta a esta página), código, nombre, nombre local, tipo, direcciones, contacto, teléfono, instrucciones, la zona geográfica a la que pertenece, propietario, si está deshabilitada, cuándo y por quién se actualizó por última vez y, para las ubicaciones, la latitud y la longitud en grados decimales y la geovalla.
El icono de Excel de una zona geográfica seleccionada (Export this branch) descarga esa zona geográfica y todo lo que tiene debajo como una lista sangrada: cada nivel, una columna más a la derecha. Las zonas geográficas deshabilitadas aparecen en rojo.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Code must be specified, Name must be specified	Rellene ambos.
Code must be alphanumeric	Use solo letras, dígitos, guiones y guiones bajos en el código.
Name contains invalid characters	Quite los caracteres especiales del nombre.
Please specify the 2 character ISO Country Code	El código de un país debe tener exactamente 2 letras.
Please specify the 3 character ISO City Code	El código de una ciudad debe tener exactamente 3 caracteres.
Code ‘…’ is already in use.	Los códigos son únicos en todo el árbol: elija otro.
Cannot have a country inside a country	Ponga el país bajo una región o una agrupación.
Cannot change Country Code as it is used by entity (o by workflow)	El código del país no puede cambiar mientras está en uso.
… has … item(s) under it - delete or move those first	Vacíe la zona geográfica antes de eliminarla.
Cannot delete Geo Data with references	La zona geográfica está en uso en otra parte de TrakIT, así que no se puede eliminar.
The user is already assigned to Geo Data within the selected Geo Data.	Quite antes la asignación del usuario a la zona geográfica que está bajo esta.
The user is already assigned to a higher Geo Data to which the selected Geo Data belongs.	El usuario ya tiene acceso a través de una zona geográfica superior.
You do not have permission to assign this Geo Data	La zona geográfica está fuera de las zonas geográficas que tiene asignadas.
This user cannot be assigned here	El usuario no figura en Select User para esta zona geográfica. Vuelva a abrir Assign User y elija de la lista.
You do not have permission to view Geo Data	En la ventana emergente Create New Location o Modify Location: su rol necesita Read en la sección Geo Data & Locations.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Geo Data & Locations:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página, recorrer el árbol y buscar en él, y ver los usuarios con acceso. También es necesario para abrir las ventanas emergentes Create New Location y Modify Location, desde dondequiera que las abra.
Create	Añadir zonas geográficas, y añadir ubicaciones bajo una ciudad.
Update	Modificar y mover zonas geográficas, y modificar ubicaciones.
Delete	Eliminar zonas geográficas.
Export	Usar Export All y Export this branch.
Assign User	Asignar usuarios a zonas geográficas dentro de las zonas geográficas que tiene asignadas.
UnAssign User	Quitar la asignación de usuarios a zonas geográficas dentro de las zonas geográficas que tiene asignadas.

Los administradores del sistema pueden hacer todo esto, y pueden asignar usuarios y quitarles la asignación en cualquier parte del árbol.