Eventos y datos
La página Events & Data lista los eventos y campos de datos de las órdenes de trabajo abiertas, una fila por campo y por orden de trabajo. Úsela para encontrar valores en muchas órdenes de trabajo, para ver qué eventos van con retraso y para actualizar muchos valores a la vez sin abrir cada orden de trabajo.
Para abrirla, seleccione Operations > Events & Data.
La página muestra solo las órdenes de trabajo activas y abandonadas, un grupo de flujos de trabajo cada vez: seleccione una pestaña en la parte superior para cambiar de grupo. TrakIT abre la página en el grupo que usó por última vez.
Encontrar eventos y datos
Sección titulada «Encontrar eventos y datos»- Defina los filtros.
- Seleccione Search.
La lista se abre con los filtros que usó por última vez. Reset borra los filtros y selecciona todos los roles propietarios; conserva su selección de flujos de trabajo.
| Filtro | Encuentra |
|---|---|
| Event/Data Name | Campos cuyo nombre contiene el texto. |
| Event/Data Code | Campos con exactamente este código. |
| Value Type | Valores Empty Only, Non-Empty Only, NA Only o TBA Only. |
| Value | Valores que contienen el texto. Aparece con – Any Value – y Non-Empty Only. |
| Event Date | Valores de eventos y fechas entre las fechas From y To. La flecha ofrece intervalos como This Month. |
| Referencia del expediente | Expedientes cuya referencia contiene el texto. La etiqueta se define para su empresa, por ejemplo Transport Document. |
| Work Order ID | Una orden de trabajo. |
| Container | Órdenes de trabajo cuyo número de contenedor contiene el texto. |
| Customer, Shipper/Receiver | Expedientes cuyo nombre de cliente, cargador o receptor contiene el texto. |
| Workflows | Los flujos de trabajo que se incluyen. Con todos seleccionados, se incluyen todos sus flujos de trabajo. |
| Owner Roles | Campos cuyo propietario es uno de los roles seleccionados. Seleccione My Roles para seleccionar solo sus roles. |
| Event/Data Type | Events Only o Data Only. |
| Event/Data Due Date | Campos según su fecha límite: Overdue, Overdue + Due within 2 days u Overdue + Due within 5 days. |
| Other Data Value | Órdenes de trabajo que tienen algún evento o campo de datos con exactamente este valor. |
Si un administrador ha limitado las órdenes de trabajo que puede ver, el panel de filtros muestra [ User Filter Active ] o Custom Filters Active.
Número de filas
Sección titulada «Número de filas»La lista muestra primero los valores más recientes, hasta el número que elija en Display First … Rows Only: 50, 100, 200 o 500. Para que las búsquedas sean rápidas, la lista no tiene páginas, ni total, ni ordenación; (Found N only) aparece cuando hay menos filas que el límite.
La lista
Sección titulada «La lista»| Columna | Muestra |
|---|---|
| Workflow, Customer | El flujo de trabajo y el cliente de la orden de trabajo. |
| Referencia del expediente | El expediente. Selecciónelo para abrirlo. |
| Workorder ID | La orden de trabajo. Selecciónela para abrirla. Un ! rojo significa que está abandonada. |
| Container | El número de contenedor. |
| Event/Data | El nombre y la descripción del campo, en el color del campo. Una estrella significa que el campo es obligatorio; * después del nombre significa que es meramente informativo. |
| Code | El código del campo. |
| Owner Role | El rol responsable del campo. |
| Due By | Cuándo vence la fecha límite de un campo vacío o con el valor TBA, y el evento a partir del cual se cuenta. Aparece en rojo cuando va con retraso. |
| Date/Value | El valor, que puede cambiar si tiene permiso para ello. |
| Remarks | Las observaciones. |
| Apply To Job | Y si el campo se aplica a todo el expediente. |
| Updated By | Quién cambió el valor por última vez, y hace cuánto tiempo. Seleccione el tiempo para ver la fecha. |
El rol propietario, los días de plazo y quién puede ver o cambiar cada campo se definen en el flujo de trabajo.
Actualizar valores
Sección titulada «Actualizar valores»- Encuentre los campos que quiera actualizar.
- Cambie los valores en Date/Value y, si hace falta, las Remarks:
- Para un evento o una fecha, seleccione el cuadro para abrir el selector de fecha. En Quick Select, elija Current Date/Time, Not Applicable (NA), To Be Advised (TBA) o Clear, o elija la hora y la fecha. El icono del reloj junto a un evento lo fija en la hora actual.
- Para una ubicación o una entidad, escriba al menos 2 caracteres y elija en la lista.
- Para un campo con una lista, seleccione el cuadro y elija un valor, o varios si el campo lo permite.
- Seleccione Save. Cuando se desplaza hacia abajo, un segundo Save se queda arriba a la derecha de la página.
TrakIT comprueba y guarda cada fila cambiada por separado, y muestra el resultado en la fila: Saved! o el motivo por el que no pudo guardarla. Lo que ha escrito se queda en las filas que han fallado, para que pueda corregirlas y volver a guardar. Si sale de la página, cambia de pestaña o vuelve a buscar antes de guardar, TrakIT le pide que confirme que quiere perder sus cambios.
Un valor se guarda en su propia orden de trabajo. Los campos de ubicación y de entidad que se aplican a todo el expediente se guardan en todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente.
Los valores en gris no se pueden cambiar: los campos calculados, los campos que su rol solo puede ver y todos los valores si su rol no puede actualizar eventos y datos.
Cuando un valor no se guarda
Sección titulada «Cuando un valor no se guarda»Motivos habituales, tal como se muestran en la fila:
| Mensaje | Motivo |
|---|---|
| Out of sequence | Eventos anteriores de la orden de trabajo están todavía vacíos. Consulte las Preguntas frecuentes generales. |
| Chronological order | El flujo de trabajo exige los eventos por orden de fecha, y la fecha es anterior a un evento previo o a la creación de la orden de trabajo. |
| Future Time/Date | El evento está más de 5 minutos en el futuro. |
| Allowed Offset: N mins | El evento se aleja de la hora actual más de lo que permite el campo. |
| ‘NA’ not allowed, ‘TBA’ not allowed | El campo no acepta NA ni TBA. |
| Remarks are required | El campo necesita observaciones con su valor. |
| Value must be numeric, Invalid Date/Time | El valor no es del tipo correcto. |
| Value not from list | El campo solo acepta valores de su lista. |
| Value is not unique | El campo debe ser único, y otra orden de trabajo ya tiene este valor. |
| Empty not accepted | Ha vaciado un evento, pero hay eventos posteriores rellenos. |
| Event Changed, Data Changed | Otra persona cambió el valor después de que usted abriera la página. Vuelva a buscar para verlo. |
Qué ocurre después de guardar
Sección titulada «Qué ocurre después de guardar»- Se ejecutan las acciones del flujo de trabajo para los eventos y datos actualizados, y se vuelven a calcular los campos calculados.
- Cuando guarda un evento y todos los eventos y datos obligatorios de la orden de trabajo están rellenos, la orden de trabajo se cierra.
- Los usuarios que se han suscrito a un campo reciben un correo electrónico Event/Data Update Notification.
- Cada cambio queda registrado en el registro de auditoría de la orden de trabajo.
Los valores guardados mediante la API de integración se tratan de forma algo distinta: consulte las
notas de SaveSeqData.
Exportar
Sección titulada «Exportar»Seleccione Export para descargar las filas de la lista como un archivo de Excel. El archivo tiene además una columna Responsible con el responsable de cada orden de trabajo.
Quién puede usar esta página
Sección titulada «Quién puede usar esta página»Su rol necesita estos permisos en la sección Work Orders:
| Permiso | Le permite |
|---|---|
| Read y View Events & Data | Abrir la página y ver los valores. |
| Update Events & Data | Cambiar valores y ver Save. |
| Export Events & Data | Ver Export. |
Además, en el flujo de trabajo, cada campo puede estar oculto, ser de solo consulta o ser editable para cada rol. Solo ve los grupos de flujos de trabajo y los flujos de trabajo a los que tiene acceso.