Ausencias

TrakIT puede gestionar las ausencias de sus empleados. Los empleados solicitan ausencias, sus responsables y los demás aprobadores las resuelven, y TrakIT lleva un saldo de días para cada empleado y tipo de ausencia. Las ausencias aprobadas se registran en la asistencia, y las cifras quedan listas para la nómina.

Las ausencias se configuran por separado para cada empresa, en Configuración de ausencias. Para empezar, consulte Configurar las ausencias de una empresa.

Empleados y responsables

Los empleados son usuarios de TrakIT con una ficha de empleado: consulte Empleado. Solo los usuarios con ficha de empleado pueden solicitar ausencias, y las solicitan de los tipos de ausencia de su propia empresa. El módulo de ausencias también usa estos datos de la ficha de empleado:

Dato	Se usa para
Manager	El primer aprobador de todas las solicitudes. Un empleado sin responsable no puede solicitar ausencias. Cuando cambia el responsable de un empleado, las solicitudes que esperan la decisión del responsable anterior pasan al nuevo.
Department	Los niveles de aprobación configurados para un departamento, y las cifras por departamento de los informes.
Start Date	La antigüedad mínima que puede exigir un tipo de ausencia, el prorrateo del primer devengo de un empleado nuevo y la fecha de los devengos de aniversario.
Status	Los empleados que se han ido (Resigned, Terminated o Retired) dejan de devengar días.
Gender	Los tipos de ausencia restringidos a un sexo.

Tipos y políticas de ausencias

Cada empresa tiene sus propios tipos de ausencia, por ejemplo vacaciones anuales, baja por enfermedad y ausencia sin sueldo. Un tipo es retribuido o sin sueldo, puede permitir medios días y puede pedir un documento justificativo cuando se supera un número de días.

Cada tipo tiene una política, que se guarda en versiones con fecha: cómo se acreditan los días, el cupo anual, los límites para usarlos, qué ocurre con los días no usados a fin de año, si el saldo puede quedar por debajo de cero y cuántos niveles de aprobación necesitan las solicitudes. TrakIT usa la versión en vigor en la fecha de que se trate, por ejemplo el primer día de la ausencia, de modo que un cambio de política a partir de una fecha deja las ausencias anteriores con las reglas que se aplicaban entonces.

Consulte la pestaña Leave Types y la pestaña Policy Rules.

Cómo se cuentan los días

Una solicitud abarca todos los días naturales desde su primer día hasta el último. TrakIT cuenta cada día como:

• 0 para un sábado o un domingo;
• 0 para un festivo del país de la empresa del empleado, tal como figura en Festivos por país;
• 0,5 para un medio día, que puede ser el primer o el último día cuando el tipo de ausencia permite medios días;
• 1 para cualquier otro día.

Por ejemplo, una ausencia de un jueves al martes siguiente, sin festivos, cuenta 4 días.

Los años de ausencias son años naturales. Una solicitud se cuenta en el año en que empieza, aunque se prolongue en el siguiente.

Saldos

Cada empleado tiene un saldo por cada tipo de ausencia y año de ausencias:

Cifra	Significado
Opening	Días traspasados del año anterior.
Accrued	Días acreditados por devengo durante el año.
Used	Días de ausencias aprobadas, menos los días de las ausencias aprobadas que se cancelaron después.
Adjusted	Días añadidos o quitados por RR. HH., incluidos los saldos de apertura importados.
Encashed	Días compensados económicamente.
Lapsed	Días perdidos a fin de año, o cuando caducan los días traspasados.
Closing	El saldo: Opening + Accrued + Adjusted − Used − Encashed − Lapsed.

Los empleados ven sus propios saldos en Mis ausencias, y RR. HH. y los responsables, en el informe Leave Balance.

El registro de ausencias

Cada cambio de un saldo es una anotación en el registro de ausencias del empleado: un devengo, el consumo de días por una ausencia aprobada, la reversión de una ausencia cancelada, un ajuste, un traspaso o una caducidad. Las cifras del saldo son los totales de estas anotaciones. Una anotación nunca se cambia ni se elimina: una corrección es una anotación nueva.

Ninguna anotación puede quitar más días de los que tiene el saldo. El saldo Closing no puede quedar por debajo de cero o, si la política del tipo permite un saldo negativo, por debajo de menos su límite. En ese caso, TrakIT lo rechaza con Insufficient leave balance. Esto se aplica a todas las deducciones, incluidas las ausencias sin sueldo, por lo que los tipos de ausencia sin sueldo necesitan una política que permita un saldo negativo. Consulte Tipos retribuidos y sin sueldo.

Devengo

El devengo es la forma en que los empleados generan días. TrakIT lo ejecuta una vez al día para cada empresa que tiene tipos de ausencia activos, y acredita cada período una sola vez, por lo que un día que se salte se recupera en la ejecución siguiente. Lo que acredita depende del Accrual Frequency de la política:

Frecuencia	Cuándo acredita TrakIT los Days per Cycle	Prorrateo
Fixed grant	Nunca: TrakIT no acredita nada por sí mismo. RR. HH. da a los empleados sus días con un archivo de saldos de apertura.	–
Monthly	Al principio de cada mes.	Con Pro-rate new joiners, un empleado que se incorpora durante el mes recibe una parte proporcional a los días que ha estado empleado.
Yearly	En enero, a los empleados que están empleados en enero. Los empleados que se incorporan más adelante en el año reciben sus primeros días el enero siguiente.	Con Pro-rate new joiners, un empleado que se incorpora durante enero recibe una parte por la fracción del año en que está empleado.
On anniversary	En el mes de la Start Date del empleado, a partir del primer aniversario.	Nunca se prorratea.

TrakIT reduce lo acreditado para que los devengos del año no superen el Annual Entitlement de la política, cuando está definido, y el saldo no supere su Max Balance. Los empleados que se han ido no devengan nada, y tampoco se devenga nada en los tipos de ausencia inactivos ni en los tipos sin política para el período.

Fin de año: traspaso y caducidad

A partir del 1 de enero, TrakIT cierra el año de ausencias anterior para cada empleado y tipo de ausencia, con la política en vigor el 31 de diciembre:

• Si se permite el Carry Forward, el saldo de cierre pasa al año nuevo, hasta el máximo de la política, como Opening del año nuevo. El resto caduca.
• Si no se permite, caduca todo el saldo de cierre.
• Un saldo de cero o menos no traspasa nada. Un saldo negativo se queda en el año anterior, y no se traspasa nada al nuevo.

Los días caducados aparecen en la cifra Lapsed del año anterior. El proceso se repite cada día de enero, por lo que un día que se salte se recupera, y nunca traspasa dos veces el mismo saldo.

Si la política define Expires after months, los días traspasados que sigan sin usarse ese número de meses después del 1 de enero caducan. TrakIT hace caducar la cantidad menor entre los días traspasados y el saldo actual, porque los días que el empleado ha tomado entretanto han salido del mismo saldo.

Ajustes y saldos de apertura

RR. HH. añade o quita días subiendo un archivo en la pestaña Opening Balances: normalmente, los saldos que tenían los empleados cuando su empresa empezó a gestionar las ausencias en TrakIT y, más adelante, cualquier corrección. Cada fila es un ajuste, que aparece en la cifra Adjusted.

Solicitud y aprobación de ausencias

1. El empleado presenta la solicitud en Mis ausencias: elige el tipo de ausencia y las fechas, y TrakIT muestra los días contados, el saldo restante y cualquier problema antes de enviarla. También puede guardar la solicitud como borrador y enviarla más tarde.
2. Cuando la envía, TrakIT comprueba que tiene un responsable, que el tipo de ausencia está disponible para él, que tiene la antigüedad mínima en días de la política, que la ausencia tiene días laborables y no más días consecutivos que los de la política, que no se solapa con otra solicitud pendiente o aprobada y, para un tipo retribuido, que su saldo la cubre, salvo que la política permita un saldo negativo.
3. Si la política requiere aprobación, la solicitud queda Pending y va al responsable del empleado. Si no, se aprueba de inmediato y se deducen sus días.
4. El responsable la aprueba o la rechaza en Aprobación de ausencias. Para rechazarla hace falta un motivo.
5. Una vez que el responsable la aprueba, la solicitud puede pasar a un segundo y un tercer aprobador, según se haya configurado en la matriz de aprobación. Una solicitud que se queda demasiado tiempo en esos niveles puede escalarse.
6. Con la aprobación final, TrakIT deduce los días del saldo y los registra en la asistencia.

Los aprobadores pueden ceder sus aprobaciones a otro usuario durante un período, por ejemplo mientras ellos mismos están ausentes: consulte Aprobación de ausencias. Cada decisión, escalado y cancelación se añade también a las notas de la solicitud.

Estados

Estado	Significado
Draft	Guardada por el empleado pero no enviada. Todavía no se comprueba ni se deduce nada.
Pending	Enviada y a la espera de un aprobador.
Approved	Aprobada definitivamente. Sus días se deducen del saldo y se registran en la asistencia.
Rejected	Rechazada por un aprobador.
Cancelled	Cancelada por el empleado.

Cancelación

Los empleados cancelan sus propias solicitudes en Mis ausencias. Un borrador o una solicitud pendiente se puede cancelar en cualquier momento. Una solicitud aprobada solo se puede cancelar antes de su primer día: sus días vuelven al saldo, y los días de asistencia que marcó vuelven a Present.

Una solicitud dentro de un período de nómina cerrado no se puede cancelar, cambiar ni resolver.

Ausencias y asistencia

Cuando una solicitud se aprueba definitivamente, TrakIT marca cada uno de sus días de ausencia en Asistencia: On Leave para un día completo, Half Day Leave para un medio día, con el nombre del tipo de ausencia en las observaciones. Los fines de semana y los festivos se dejan como están. TrakIT añade el día a la asistencia si todavía no figura en ella.

Cuando se cancela una solicitud aprobada, sus días vuelven a Present, salvo que alguien los haya cambiado entretanto en la asistencia.

Ausencia no retribuida

Una vez al día, TrakIT revisa la asistencia del día anterior. Un empleado marcado como Absent sin ninguna ausencia aprobada para ese día recibe una solicitud aprobada, de un día, del tipo de ausencia no retribuida de la empresa, marcada como ausencia no retribuida (LOP). Su motivo indica que el empleado faltó sin tener una ausencia aprobada. La asistencia sigue en Absent.

Para que esto funcione, la empresa necesita un tipo de ausencia no retribuida activo cuya política permita un saldo negativo: consulte Tipos retribuidos y sin sueldo. Sin él, la falta no se convierte. Los días de ausencia no retribuida aparecen como LOP en los Informes de ausencias.

Períodos de nómina

Cuando la nómina ha usado las cifras de ausencias de un período, RR. HH. cierra el período en la pestaña Payroll Cut-off. Las solicitudes que contiene quedan entonces congeladas: nadie puede cambiarlas, cancelarlas ni resolverlas hasta que RR. HH. reabra el período.

El informe Monthly Summary da los días retribuidos, los no retribuidos y los de ausencia no retribuida (LOP) de cada empleado en un mes. Los sistemas de nómina pueden leer las mismas cifras a través de la API de TrakIT, cuando el soporte de TrakIT lo configura. Cada clave que usa un sistema de nómina sirve para una sola empresa.

Notificaciones

Cuándo	A quién se avisa	Cómo
Se envía una solicitud que requiere aprobación	El responsable del empleado	Correo electrónico
Una solicitud aprobada en un nivel pasa al siguiente	El siguiente aprobador	Mensaje de chat y correo electrónico
Una solicitud se aprueba definitivamente o se rechaza	El empleado	Correo electrónico, con el motivo en caso de rechazo
Una solicitud se escala	El nuevo aprobador y el aprobador original	Mensaje de chat y correo electrónico
Un aprobador delega sus aprobaciones	El delegado	Mensaje de chat y correo electrónico

Los correos electrónicos solo se envían a los usuarios que tienen una dirección de correo electrónico en TrakIT.

Las páginas del módulo

Página	Dónde	Úsela para
Mis ausencias	HR > My Leaves	Solicitar ausencias, seguir sus solicitudes, y ver sus saldos y su calendario de ausencias.
Aprobación de ausencias	HR > Leaves > Approval	Aprobar o rechazar las solicitudes que esperan su decisión, ver las ausencias de su equipo y delegar sus aprobaciones.
Informes de ausencias	HR > Leaves > Reports	Generar los informes de saldos, de uso, por departamento, de resumen mensual y de aprobaciones pendientes.
Configuración de ausencias	HR > Leaves > Configuration	Configurar los tipos de ausencia, las políticas, los niveles de aprobación, los saldos de apertura y los períodos de nómina.

Quién hace qué

Los permisos de ausencias están en la sección Leave Management de un rol:

Permiso	Normalmente para	Le permite
Read	Todos los empleados	Abrir My Leaves: ver sus solicitudes, saldos y calendario de ausencias, y cancelar sus solicitudes.
Create	Todos los empleados	Solicitar ausencias y guardar borradores.
Approve/Reject Leave	Responsables y otros aprobadores	Abrir Leave Approvals: resolver las solicitudes que esperan su decisión, que le han delegado o que se le han escalado, ver las ausencias de su equipo y delegar sus aprobaciones.
View Team Leave	Responsables	Generar los informes de ausencias de sus subordinados directos.
Adjust Balance	RR. HH.	Subir saldos de apertura y correcciones en Leave Configuration, lo que también requiere Configure Leave Policy, y generar los informes de ausencias de todos los empleados.
Configure Leave Policy	RR. HH.	Abrir Leave Configuration y configurar las ausencias, y generar los informes de ausencias de todos los empleados. Un usuario de RR. HH. con este permiso también puede elegirse como aprobador Role en la matriz de aprobación.

Las páginas de ausencias no usan Update ni Delete de esta sección. Los permisos de RR. HH. se aplican a su empresa y a las empresas a las que tiene acceso. Los administradores del sistema tienen todos los permisos, en todas las empresas.