Actualización masiva

La página Bulk Updates cambia órdenes de trabajo existentes a partir de un archivo Excel. TrakIT aplica solo las celdas que usted colorea en amarillo, importa el archivo en segundo plano y le envía los resultados por correo electrónico. No crea órdenes de trabajo ni cambia sus servicios: para crear órdenes de trabajo, use la creación masiva.

Para abrirla, seleccione Operations > Bulk Operations > Bulk Update. También puede enviar el archivo a TrakIT por correo electrónico: consulte Enviar un archivo de actualización masiva.

Actualizar órdenes de trabajo a partir de un archivo

1. En la página Expedientes, busque las órdenes de trabajo, seleccione By Work Order y, a continuación, expórtelas con los campos que quiera cambiar. También puede crear su propio archivo.
2. En Excel, cambie los valores y ponga el fondo de cada celda modificada en amarillo estándar.
3. Guarde el archivo.
4. En la página Bulk Updates, elija el archivo en MS-Excel File Upload.
5. Seleccione las opciones que necesite.
6. Seleccione Upload.

Cuando TrakIT ha aceptado el archivo, muestra File upload successful.. Los resultados llegan por correo electrónico cuando termina la actualización.

El archivo

• El archivo debe ser un archivo Excel .xlsx o .xlsm de 2 MB como máximo. TrakIT lee la primera hoja visible.
• La primera fila contiene los encabezados de columna. No cambie los encabezados de un archivo exportado.
• Solo se aplican las celdas con el fondo amarillo estándar. Las demás celdas se ignoran, así que puede dejar en el archivo valores sin cambiar.
• Un archivo puede tener hasta 10 000 filas y 10 000 celdas amarillas.

La primera columna

La primera columna indica qué órdenes de trabajo cambia cada fila:

Encabezado de la primera columna	La fila cambia
WorkOrder ID, WOID o ID	Esa orden de trabajo.
La etiqueta de la referencia del expediente de su empresa, o JOB	Todas las órdenes de trabajo del expediente, excepto las canceladas.
Container, Container No., Container Number o CONTNUM	La orden de trabajo activa o abandonada más reciente con ese contenedor, en sus flujos de trabajo. Para buscar solo en un flujo de trabajo, añada una columna con el encabezado Workflow y el nombre del flujo de trabajo.

Las órdenes de trabajo cerradas y canceladas no se cambian: los resultados las listan.

Eventos y datos

Una columna cuyo encabezado es el código o el nombre de un campo cambia ese evento o campo de datos. Para cambiar las observaciones de un evento o campo de datos, añada ~Remarks al encabezado, por ejemplo ETA~Remarks.

Para los eventos y las fechas, use fechas de Excel. TrakIT lee las fechas en su zona horaria.

Campos de cabecera

Las columnas cuyo encabezado es el nombre de un campo de cabecera cambian ese campo, por ejemplo Priority, Commodity, Weight o Seal Number. La mayoría de los campos de cabecera solo cambian si selecciona Overwrite existing data, salvo que estén vacíos. Priority puede ser de 1 a 6 o su nombre, como High.

La propia referencia del expediente no se puede cambiar.

Precaución

Para entidades como el transportista o el transportista por carretera, revise los nombres con cuidado: un nombre que no coincide con ninguna entidad borra el campo.

Opciones

Opción	Qué hace
Ignore event sequence	Registra eventos aunque los eventos anteriores de la orden de trabajo estén vacíos.
Overwrite existing data	Sustituye los valores que ya están rellenados. Sin ella, solo cambian los valores vacíos o TBA.
Allow overwriting with blanks	Permite que una celda amarilla vacía borre un valor. Solo está disponible con Overwrite existing data.

Cada opción necesita su propio permiso en la sección Bulk Updates: Ignore Event Sequence, Overwrite Existing Data u Overwrite With Blanks.

El correo electrónico de resultados

El correo electrónico Bulk Update Result cuenta los valores sin cambios y las actualizaciones correctas, y lista los errores por fila y por orden de trabajo. El archivo adjunto _Results.xlsx añade una columna Status y una columna Remarks a las filas de su archivo. Status puede ser Success, Error, No Data Change. o No Yellow Highlighted Cell.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita:

Sección	Permiso
Bulk Updates	Upload, e Ignore Event Sequence, Overwrite Existing Data y Overwrite With Blanks para esas opciones
Work Orders	Update para cambiar los campos de cabecera, y Update Events & Data para cambiar los eventos y los datos

Solo puede cambiar las órdenes de trabajo que puede ver.