Asistencia

La página Employee Attendance registra, una empresa y un día cada vez, si cada empleado está presente, y cuándo llegó y cuándo se fue. Puede rellenar el día empleado por empleado, definir la misma hora para varios empleados a la vez y exportar el día como archivo PDF o Excel.

Para abrirla, seleccione HR > Attendance.

La página lista los empleados de la empresa: los usuarios configurados en la página Maestro de empleados cuya Start Date es igual o anterior al día, y que para entonces no habían dejado la empresa (sin fecha de baja, o con una fecha de baja igual o posterior al día).

Elegir la empresa y el día

• La lista de empresas de la parte superior derecha contiene las empresas a las que tiene acceso. Se abre en su propia empresa, y aparece atenuada si solo tiene una.
• La fecha muestra el día, por ejemplo Sun, 25 Oct 2026. La página se abre en el día de hoy, en su zona horaria. Seleccione la flecha izquierda (Previous Day) o la flecha derecha (Next Day) para moverse un día, o seleccione la fecha para elegir un día en el calendario, hasta 10 años atrás. Next Day no aparece en el día de hoy.

No puede abrir un día futuro: TrakIT indica Cannot open attendance for a future date y se queda en el día de hoy. Una fecha que no es válida da Invalid Date, y la página se queda en el día que mostraba.

Iniciar un día

Un día no tiene asistencia hasta que alguien lo inicia. Hasta entonces, la página indica No records found for seguido de la fecha.

1. Elija la empresa y el día.
2. Seleccione Initialize.

TrakIT añade una fila para cada empleado de la empresa en ese día, con el estado Present, u On Leave para un empleado cuya situación laboral es On Leave (consulte Cambiar el estado). Indica Attendance for the day initialized successfully, o No employees to add si no hay nadie que añadir.

Un empleado añadido a la empresa después de que se iniciara el día no aparece en él por sí solo. Seleccione Refresh List para añadir una fila para cada empleado del día que falte, por ejemplo un empleado nuevo. Las filas que ya existen no cambian. TrakIT indica Employee list refreshed successfully, o No employees to add.

Initialize y Refresh List solo aparecen si puede cambiar la asistencia de ese día: consulte Días que puede cambiar.

Registrar la asistencia del día

Una vez iniciado el día, la lista muestra una fila por empleado, por orden de nombre. Employees Found los cuenta. Si puede cambiar la asistencia del día, la página indica (All changes are saved automatically), y usted cambia cada fila directamente:

1. Cambie el Status, la Time-In, la Time-Out o las Remarks del empleado.
2. Pase a otro campo, por ejemplo con la tecla Tab.

TrakIT guarda el cambio en cuanto sale del campo. El campo se pone verde cuando se ha guardado. Si no se puede guardar, se pone rojo y el motivo aparece debajo.

Para introducir la hora actual, seleccione el despertador junto a Time-In o Time-Out (Input current time). Usa el reloj de su ordenador, y guarda la hora de inmediato.

TrakIT mantiene la coherencia de las horas:

• Un empleado marcado como Absent u On Leave no tiene horas. Al elegir uno de estos estados se borran las horas de la fila, y no se puede introducir ninguna hora en la fila (Not Allowed).
• La Time-Out necesita antes una Time-In (No Time-In), y debe ser al menos 5 minutos posterior a ella (Invalid Time-Out).
• Al borrar la Time-In también se borra la Time-Out. Lo mismo ocurre al cambiar la Time-In a menos de 5 minutos antes de la Time-Out.
• Las Remarks pueden tener hasta 2000 caracteres, sin etiquetas HTML (Value contains prohibited characters).

Estados

Estado	Significado
Present	Está en el trabajo. Un día empieza con este estado.
Absent	No está en el trabajo. La fila no tiene horas.
Came Late	Llegó tarde.
Left Early	Se fue antes del final de la jornada.
On Leave	Tiene una ausencia todo el día. La fila no tiene horas.
On Field	Trabaja fuera de la oficina.
Remote	Trabaja a distancia.
Half Day Leave	Tiene una ausencia durante la mitad del día. Las horas de la mitad trabajada se pueden seguir introduciendo.

La lista

Columna	Muestra
Casilla	Selecciona el empleado, para definir una hora para varios empleados. El icono de verificación del encabezado (Select/Deselect All) selecciona todos o borra la selección.
#	El número de fila.
ID	El identificador de empleado.
Employee	El nombre del empleado.
Designation, Department	El cargo y el departamento del empleado.
Status	El estado del día.
Time-In, Time-Out	Cuándo llegó y cuándo se fue el empleado, en formato de 24 horas.
Remarks	Observaciones sobre el día.
Updated By	Quién cambió la fila por última vez, y hace cuánto tiempo.

Para acotar la lista:

• Escriba parte de un nombre en Search Name. La lista muestra solo los empleados cuyo nombre lo contiene, o – No Employees Found –.
• Elija un departamento en – Department Filter –. La lista ofrece los departamentos de los usuarios de la empresa.

Definir una hora para varios empleados

Set Time… introduce la misma Time-In o Time-Out para todos los empleados que seleccione, por ejemplo cuando un equipo empieza a la misma hora.

1. Marque la casilla de cada empleado. Los empleados que ha seleccionado siguen seleccionados aunque Search Name los oculte.
2. Seleccione Set Time….
3. En Set Time, compruebe Employees Selected, el número de empleados que ha seleccionado.
4. En Select Option, elija Time-In o Time-Out.
5. Introduzca la hora en Select Time, o seleccione el despertador para la hora actual.
6. Seleccione Initialize.

La hora sustituye a las horas que ya tienen los empleados seleccionados, como advierte la ventana emergente (Caution: Existing times for selected rows may be overwritten). TrakIT omite:

• los empleados marcados como Absent u On Leave;
• para Time-In, los empleados cuya Time-Out quedaría menos de 5 minutos después de la nueva hora;
• para Time-Out, los empleados sin Time-In, o cuya Time-In es menos de 5 minutos anterior a la nueva hora.

Después, TrakIT indica cuántos empleados ha actualizado y cuántas filas ha omitido, por ejemplo 3 employees updated successfully; 1 row skipped (Absent/On Leave or conflicting time), o No records found for update si las ha omitido todas.

Mensaje	Qué hacer
Please select one or more employees	Marque antes la casilla de al menos un empleado.
Option is required, Time is required	Elija Time-In o Time-Out, e introduzca una hora.
Please enter a valid time (HH:mm)	Introduzca la hora como horas y minutos.

Ausencias y asistencia

Si su empresa registra las ausencias en TrakIT (consulte Ausencias), las ausencias aprobadas aparecen en esta página:

• Cuando se aprueba una solicitud de ausencia (consulte Aprobación de ausencias), cada día que cuenta la ausencia recibe el estado On Leave, o Half Day Leave para un medio día, con el nombre del tipo de ausencia en Remarks. Si el día aún no se ha iniciado, TrakIT añade la fila del empleado para ese día. Los días que la ausencia no cuenta, como los fines de semana y los festivos, se dejan como están.
• Si una ausencia aprobada se cancela antes de empezar, los días que siguen marcados como On Leave o Half Day Leave vuelven a Present, y sus observaciones se borran. Un día que alguien haya cambiado a mano entretanto se deja como está.
• Cada día a las 05:05 UTC, TrakIT revisa la asistencia del día anterior. A un empleado marcado como Absent sin ausencia aprobada para ese día se le asigna un día aprobado de ausencia no retribuida, siempre que la configuración de ausencias de su empresa tenga un tipo de ausencia no retribuida activo que lo permita (consulte Configuración de ausencias). Su asistencia sigue como Absent.

Los empleados solicitan las ausencias en la página Mis ausencias.

Exportar el día

1. Seleccione Export.
2. Seleccione To PDF o To Excel.

El archivo contiene todos los empleados del día de la empresa y el departamento seleccionados, sea cual sea el texto que haya escrito en Search Name. Si el día no tiene filas, TrakIT indica There is nothing to export.

• To PDF: un Attendance Record del día, con la empresa y el departamento, y las columnas ID, Name, Designation, Department, Status, Remarks, Time-In, Time-Out y Duration: las horas entre la hora de entrada y la de salida, por ejemplo 8.5h. El pie de página indica quién lo generó y cuándo.
• To Excel: las columnas ID, Full Name, Designation, Department, Status, Time-In, Time-Out, Remarks, Updated By y Updated On.

Días que puede cambiar

Puede cambiar la asistencia del día de hoy si su rol tiene Update en la sección Employee Attendance, y la asistencia de otros días si también tiene Update Past. En un día que no puede cambiar, la lista muestra los valores como texto, y Initialize, Refresh List y Set Time… no aparecen.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Employee Attendance:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página, ver la asistencia de las empresas a las que tiene acceso y exportarla.
Update	Iniciar, actualizar y cambiar la asistencia del día de hoy.
Update Past	Junto con Update, iniciar, actualizar y cambiar la asistencia de días anteriores.

Los administradores del sistema pueden hacer todo esto, para todas las empresas.