Informes de ausencias

La página Leave Reports contiene cinco informes sobre las ausencias de los empleados de una empresa: los saldos, las ausencias tomadas, las ausencias por departamento, un resumen mensual para la nómina y las solicitudes pendientes de decisión. Puede exportar cada uno de ellos como un archivo CSV.

Para abrirla, seleccione HR > Leaves > Reports.

Lo que ve depende de sus permisos:

• Los usuarios de RR. HH., con Configure Leave Policy o Adjust Balance, y los administradores del sistema ven a todos los empleados de la empresa.
• Los responsables con View Team Leave solo ven a sus subordinados directos: los empleados de los que figuran como Manager en la ficha de empleado. La página indica entonces You are seeing your own direct reports only. Office-wide figures need HR rights., y los filtros Employee solo ofrecen esos empleados.

Para saber cómo funcionan los saldos, las solicitudes y la ausencia no retribuida, consulte Ausencias.

Generar un informe

1. Elija la empresa en la lista de la parte superior derecha. Contiene las empresas a las que tiene acceso, empieza en la suya y aparece atenuada si solo tiene una.
2. Seleccione la pestaña del informe: Leave Balance, Leave Usage, Department-wise, Monthly Summary o Pending Approvals Aging. La página se abre en Leave Balance.
3. Defina los filtros del informe, que se describen más abajo.
4. Seleccione Run Report.

Mientras no genere un informe, la página indica Choose your filters and press Run Report. Si nada coincide, indica No data for these filters. Al cambiar de pestaña se borran los resultados; al cambiar de empresa, también se restablecen los filtros.

Los días son días laborables: los fines de semana y los festivos de la empresa cuentan 0, y los medios días 0,5. Consulte Cómo se cuentan los días. La página los redondea a dos decimales.

Pestaña Leave Balance

El saldo de cada empleado para cada tipo de ausencia de la empresa, en un año.

Filtro	Encuentra
Year	El año de ausencias. Empieza en el año actual.
Department	Un departamento, o All departments.
Employee	Un usuario de la empresa, o All employees.

Un empleado aparece para un tipo de ausencia en cuanto tiene un registro de saldo para ese año. TrakIT lo crea con su primer devengo, saldo importado o ausencia aprobada del año, o en el proceso de fin de año. Las filas se ordenan por empleado y después por el orden de los tipos de ausencia.

Columna	Muestra
Employee	El nombre del empleado, con su identificador de empleado entre paréntesis.
Department	El departamento del empleado, o –.
Type	El código y el nombre del tipo de ausencia.
Opening	Los días traspasados del año anterior.
Accrued	Los días acreditados por devengo durante el año.
Used	Los días de ausencias aprobadas, menos los días de ausencias aprobadas que se cancelaron después.
Adjusted	Los días que RR. HH. ha sumado o restado, incluidos los saldos de apertura importados.
Encashed	Los días compensados económicamente.
Lapsed	Los días perdidos al final del año, o cuando caducan los días traspasados.
Closing	El saldo: Opening + Accrued + Adjusted − Used − Encashed − Lapsed.

Consulte Saldos para saber de dónde sale cada cifra.

Pestaña Leave Usage

Las solicitudes de ausencia que caen, al menos en parte, en un intervalo de fechas.

Filtro	Encuentra
From, To	Las solicitudes con al menos un día de ausencia entre las dos fechas. Empiezan en el mes actual, hasta hoy.
Leave Type	Un tipo de ausencia de la empresa, o All types.

El informe lista las solicitudes Pending o Approved de los tipos de ausencia de la empresa. Los borradores y las solicitudes rechazadas o canceladas quedan fuera. Las filas se ordenan por empleado y después por fecha de inicio.

Columna	Muestra
Employee	El nombre del empleado, con su identificador de empleado entre paréntesis.
Department	El departamento del empleado, o –.
Type	El código y el nombre del tipo de ausencia.
From, To	El primer y el último día de la solicitud.
Days in Range	Los días de la solicitud que caen entre From y To.
Total Days	Los días de toda la solicitud.
Status	Pending o Approved.
Paid/Unpaid	Paid en verde, Unpaid, o LOP en rojo para un día de ausencia no retribuida.

Pestaña Department-wise

Las ausencias tomadas por departamento en un intervalo de fechas, y quién está ausente hoy.

Filtro	Encuentra
From, To	El intervalo de fechas de Days Used. Empiezan en el mes actual, hasta hoy.

Hay una fila por cada departamento con empleados actuales en la empresa. Los empleados sin departamento se cuentan en (Unassigned).

Columna	Muestra
Department	El departamento.
Head Count	Los empleados del departamento en la empresa, salvo aquellos cuya Last Date ya ha pasado.
Days Used	Los días de ausencias aprobadas entre From y To.
Avg Days / Head	Days Used dividido por Head Count.
On Leave Today	Los empleados con una ausencia aprobada hoy.
% On Leave Today	On Leave Today como porcentaje de Head Count.

Las solicitudes aún pendientes no se cuentan. Hoy es la fecha actual en UTC, por lo que a primera hora de la mañana o a última hora de la noche puede diferir de su propia fecha.

Pestaña Monthly Summary

Las ausencias de cada empleado en un mes, desglosadas como las necesita la nómina.

Filtro	Encuentra
Month	El mes. Empieza en el mes actual.

Hay una fila por cada empleado de la empresa con ausencias aprobadas en el mes, o con una compensación económica por pagar.

Columna	Muestra
Employee	El nombre del empleado, con su identificador de empleado entre paréntesis.
Department	El departamento del empleado, o –.
Paid Days	Los días de ausencias aprobadas de tipos de ausencia retribuidos en el mes.
Unpaid Days	Los días de ausencias aprobadas de tipos de ausencia sin sueldo en el mes, salvo la ausencia no retribuida.
LOP Days	Los días de ausencia no retribuida del mes: faltas de asistencia sin ausencia aprobada. En rojo cuando hay alguno.
Encashment	El importe de las compensaciones económicas de días de ausencia aprobadas y aún no pagadas. TrakIT no tiene ninguna página para registrar compensaciones económicas, por lo que normalmente es 0.

Los sistemas de nómina conectados a TrakIT leen las mismas cifras de un período de nómina a través de la API de TrakIT, cuando el soporte de TrakIT lo configura. Consulte Payroll Cut-off.

Pestaña Pending Approvals Aging

Las solicitudes pendientes de decisión, y cuánto tiempo llevan esperando en su nivel actual.

Filtro	Encuentra
Approver	Las solicitudes pendientes de un usuario, o All approvers.

Si solo ve a sus subordinados directos, Approver aparece atenuado y el informe muestra las solicitudes que esperan su decisión.

Hay una fila por cada solicitud de los empleados de la empresa que espera en un nivel de aprobación, empezando por la que más tiempo lleva esperando.

Columna	Muestra
Application	El número de la solicitud.
Applicant	El nombre del empleado, con su identificador de empleado entre paréntesis.
Type	El tipo de ausencia.
Dates	El primer y el último día de la ausencia.
Days	Los días de la solicitud.
Level	El nivel de aprobación en el que espera: 1 para el responsable del empleado, 2 o 3 para los niveles de la matriz de aprobación.
Approver	El aprobador de ese nivel.
Pending	Cuánto tiempo lleva esperando en ese nivel, en días, por ejemplo 2.5 day(s). En rojo a partir de 7 días.
Escalated	To y el nombre del usuario al que se escaló, o –.

Approver corresponde al aprobador al que se asignó el nivel, no al usuario al que se escaló.

Exportar un informe

Después de generar un informe, seleccione Export CSV para descargar sus filas en un archivo CSV con el nombre del informe y la fecha de hoy, por ejemplo leave-balance-2026-10-25.csv. El archivo se abre en Excel con los nombres y las letras acentuadas intactos.

El archivo tiene las columnas del informe, con estas diferencias:

• Los nombres y los identificadores de empleado van en columnas separadas (Employee o Applicant, y Emp ID). En Leave Balance y Leave Usage, también los códigos y los nombres de los tipos de ausencia (Type Code y Type).
• Leave Balance añade Year. Leave Usage añade Application. Pending Approvals Aging añade Department, divide Dates en From y To, y tiene Days Pending y Escalated To.
• Las fechas tienen el formato 2026-10-25, y los números no se redondean.

Mensajes

Mensaje	Significa
Both dates are required	Introduzca From y To.
The end date cannot be before the start date	Compruebe From y To.
Select a month	Elija el Month.
You do not have the permission to view leave reports for this office	No tiene acceso a la empresa seleccionada.
The request failed o Unable to reach the server	La página no ha podido comunicarse con TrakIT. Recargue la página y vuelva a intentarlo.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita uno de estos permisos en la sección Leave Management:

Permiso	Le permite
Configure Leave Policy	Abrir la página y generar todos los informes para todos los empleados de su empresa y de las empresas a las que tiene acceso.
Adjust Balance	Lo mismo.
View Team Leave	Abrir la página y generar los informes solo para sus subordinados directos. Pending Approvals Aging muestra las solicitudes que esperan su decisión.

Los administradores del sistema pueden generar todos los informes para todos los empleados de todas las empresas.