Empleado

La página Employee muestra un empleado: su foto, sus detalles y su situación laboral, y pestañas para sus campos de datos, sus archivos y su registro de acciones. Aquí también se cambian los detalles del empleado y se registra cuándo deja la empresa.

Para abrirla, seleccione el Employee ID del empleado en la página Maestro de empleados, o el nombre del Manager en la página de otro empleado. El título es Employee Details. ◄ Back to Employee Master le lleva de vuelta a la lista. Puede abrir los empleados de las empresas a las que tiene acceso: un responsable de otra empresa solo se abre si también tiene acceso a esa empresa.

Un empleado es un usuario de TrakIT. Su User ID, su nombre y apellidos, su Email y su número de móvil son los de su ficha de usuario, por lo que cambiar aquí el nombre, los apellidos o el número de móvil también los cambia para el usuario. La dirección de correo electrónico solo se puede cambiar en Admin > User Management.

La parte superior de la página

• Las etiquetas clasifican al empleado. Para añadir una, escriba en Add a Tag una etiqueta de al menos 3 letras o números, sin espacios, y pulse Intro; para quitar una, seleccione la cruz que tiene al lado. Puede cambiar las etiquetas si su rol puede actualizar empleados. Puede buscar empleados por etiqueta en la página Maestro de empleados.
• El indicador luminoso que hay delante del identificador y el nombre del empleado está verde (Employee Online) cuando el empleado está conectado a TrakIT en este momento, y apagado (Employee Offline) en caso contrario.
• Los detalles tienen un fondo rojo pálido una vez que el empleado ha dejado la empresa.

Detalles

Campo	Muestra
Foto	La foto del empleado. Consulte Foto.
User ID	El identificador de usuario de TrakIT del empleado.
First Name, Last Name	El nombre y los apellidos del empleado.
Email	La dirección de correo electrónico. Selecciónela para escribir un correo electrónico.
Mobile Number	El número de móvil, o -.
Manager	El responsable directo del empleado. Seleccione el nombre para abrir la página de empleado del responsable. NA si no tiene.
Gender	Male, Female, Other o [Not Set].
Designation, Department	El cargo y el departamento del empleado.
Start Date	La fecha en que el empleado fue contratado o empezó a trabajar.
Date of Birth, Blood Group	Si se han introducido, o -.
Status	La situación laboral.
Last Date	El último día de trabajo del empleado, una vez que ha dejado la empresa.

Si su rol puede actualizar empleados, Change Status y el lápiz (Modify User) aparecen debajo de los detalles.

Foto

Para añadir o sustituir la foto del empleado:

1. Seleccione Upload bajo la foto, o Change si el empleado ya tiene una.
2. En Upload Photo, arrastre una foto al cuadro bajo Select Photo, o seleccione el cuadro para elegir una. Se aceptan imágenes JPEG y PNG, de una en una.
3. Mueva el cuadrado sobre la parte de la foto que quiera conservar y cambie su tamaño. No puede ser menor de 200 × 200 píxeles de la foto.
4. Seleccione Crop & Save Photo.

TrakIT guarda el cuadrado, reducido a 600 × 600 píxeles si es mayor, indica Photo uploaded successfully y muestra la foto nueva.

Mensaje	Qué hacer
Invalid Image	No se ha podido leer el archivo como imagen. Compruebe el archivo, o vuelva a guardarlo como JPEG o PNG.
An error occurred while processing the photo	La foto no se ha guardado. Vuelva a intentarlo, con el cuadrado de al menos 200 × 200 píxeles.

Para quitar la foto, seleccione Remove bajo ella y, después, confirme. TrakIT indica Photo removed successfully.

Cambiar los detalles del empleado

1. Seleccione el lápiz (Modify User). El título pasa a ser Update Employee.
2. Cambie los campos que necesite, que se describen a continuación.
3. Seleccione Save.

TrakIT indica Employee updated successfully. Cancel vuelve atrás sin guardar. El registro de acciones recoge cada campo cambiado.

Campo	Qué introducir
Employee ID	Un identificador único de letras y números, de hasta 20 caracteres. TrakIT elimina los espacios y lo guarda en mayúsculas. Obligatorio.
First Name, Last Name	Hasta 50 caracteres cada uno. Obligatorios.
Designation	El cargo del empleado. Obligatorio.
Department	El departamento del empleado, o — si no tiene.
Manager	El responsable directo del empleado: un usuario de la empresa del empleado que no esté bloqueado y no haya dejado la empresa. — Select User — si no tiene.
Gender	Male, Female o Other, o —.
Mobile	El número de móvil con el código de país y un signo más, de hasta 15 caracteres.
Blood Group	El grupo sanguíneo, o — si no se conoce.
Date of Birth	Opcional. El empleado debe tener entre 16 y 80 años, y haber nacido al menos 16 años antes de la fecha de incorporación.
Start Date	La fecha en que el empleado fue contratado o empezó a trabajar. No puede ser futura ni de hace más de 40 años. Obligatorio.

Un administrador del sistema configura los cargos y los departamentos en Admin > Masters > Master Tables.

Cuando elige un nuevo responsable, las solicitudes de ausencia del empleado que siguen esperando la aprobación de su responsable pasan al nuevo responsable. Consulte Aprobación de ausencias.

Mensaje	Qué hacer
Employee ID is required, First Name is required, Last Name is required, Designation is required	Rellene el campo.
Name contains invalid characters, Mobile Number is invalid	Quite las etiquetas HTML y no empiece un nombre por =, + ni @. Un número de móvil puede empezar por + si el resto son dígitos, espacios, paréntesis, puntos y guiones.
Specified Employee ID is already in use	Otro empleado tiene este identificador: elija otro.
The Start Date specified is not valid, The Date of Birth specified is not valid	Elija la fecha en el calendario.
Start Date cannot be in the future, Hire Date cannot be older than 40 years	Compruebe la fecha de incorporación.
Date of Birth is out of valid range (16-100 years ago), Date of Birth indicates employee is older than 80 years., Date of Birth must be at least 16 years before Start Date	Compruebe la fecha de nacimiento y la fecha de incorporación.

Cambiar el estado

El estado registra cómo trabaja el empleado para la empresa, y cuándo la deja.

1. Seleccione Change Status. La ventana emergente se abre en el estado actual del empleado.
2. En Select Status, elija el nuevo estado.
3. Para Resigned, Terminated o Retired, introduzca el Last Day of Work. No puede ser anterior a la fecha de incorporación ni futuro.
4. Seleccione Save.

Al elegir cualquier otro estado se borra el último día de trabajo, por ejemplo cuando vuelve un empleado que había dejado la empresa.

Mensaje	Qué hacer
Please select status	Elija un estado.
Please enter a valid date	Elija el último día de trabajo en el calendario.
Last Date cannot be before Start Date, Last Date cannot be in the future	Compruebe el último día de trabajo.

Estados

Estado	Notas
On Probation, Full-Time, Part-Time, Temporary, Contract, Intern, Consultant, Volunteer	El tipo de relación laboral.
Freelance	Aparece como Freelancer en los detalles y en la página Maestro de empleados.
On Leave	En una ausencia larga. Cuando se inicia la asistencia de un día, el empleado empieza como On Leave en lugar de Present.
Suspended	Suspendido de empleo.
Resigned, Terminated, Retired	El empleado ha dejado la empresa, en la fecha del Last Day of Work.

Una vez que un empleado ha dejado la empresa:

• la página Maestro de empleados solo lo lista, en rojo, con Show Ex-Employees;
• la página Asistencia deja de listarlo en los días posteriores a su último día;
• deja de ofrecerse como responsable.

Registrar que un empleado ha dejado la empresa no le impide iniciar sesión en TrakIT. Para ello, bloquee su usuario en Admin > User Management.

Pestañas

Las pestañas bajo los detalles son Data, Files y Action Log. La página se abre en Data. Las pestañas se ocultan mientras cambia los detalles del empleado.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos del empleado: campos adicionales que su empresa ha configurado para los empleados, por ejemplo un número de identidad o un contacto de emergencia. Un administrador del sistema los configura en Admin > Masters > Data Fields, en la pestaña Employees, y puede limitar un campo a algunas empresas; la pestaña muestra los de la empresa del empleado.

Columna	Muestra
Field	El nombre del campo. Una estrella marca un campo obligatorio. Los campos que ya no se usan aparecen en rojo, y solo si tienen un valor.
Code	El código del campo.
Value	El valor.
Remarks	Observaciones sobre el valor.
Updated By	Quién cambió el valor por última vez, y cuándo. System para los valores que calculó TrakIT.

Para cambiar valores, si su rol puede actualizar empleados:

1. Introduzca el Value y las Remarks de cada campo que quiera cambiar. Según el campo, escriba el valor, elija una fecha, elija uno o varios valores de una lista, elija una entidad (escriba parte de su nombre) o elija una zona geográfica.
2. Seleccione Save.

TrakIT marca cada fila guardada, o muestra por qué no se ha guardado, como Value must be numeric o Value not from list. Después indica Data fields updated successfully, One or more errors were found when saving o No changes were made to the data. Las observaciones pueden tener hasta 5000 caracteres.

Use Search para encontrar un campo por nombre o código. Los campos calculados los calcula TrakIT y no se pueden cambiar.

Pestaña Files

La pestaña Files contiene los archivos del empleado, como un contrato, una copia de un documento de identidad o certificados, 10 por página, con su título, nombre de archivo, tipo, estado, fecha de caducidad (en rojo a partir de la fecha de caducidad), tamaño y quién los subió. Los archivos cancelados aparecen en rojo. Seleccione los iconos para descargar, previsualizar o imprimir un archivo; la impresión se ofrece para los archivos PDF y las imágenes.

Para añadir archivos, si su rol puede actualizar empleados:

1. Seleccione Add Files.
2. En Upload Files, introduzca un File Title y elija un Document Type, un Document Status y un Document Expiry si es necesario. Sin título, cada archivo recibe como título su nombre de archivo.
3. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB y ser de uno de los tipos indicados en la ventana emergente (Allowed Files). Para cambiar los datos de un archivo, seleccione su lápiz (Modify Document), haga los cambios en Modify File y seleccione Update. En la misma ventana emergente puede cancelar el archivo con Cancel Document, o eliminarlo con la cruz de la parte inferior izquierda y, después, confirmar. Algunos archivos que añadió el propio TrakIT están bloqueados y no se pueden eliminar.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho con el empleado y cuándo: cuándo se añadió como empleado, los cambios en sus detalles (con cada campo cambiado), los cambios de estado, las fotos subidas y quitadas, las etiquetas, y los archivos añadidos, cambiados y eliminados. Use Search para buscar un usuario, una acción o un valor, y Show Page Loads para incluir las visitas a la página. Seleccione Export para descargar el registro como archivo Excel. El tiempo que se conserva el registro depende de la política de conservación de datos de su instalación.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Employee Master:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página, y descargar, previsualizar e imprimir los archivos del empleado.
Update	Cambiar los detalles y el estado del empleado, subir y quitar la foto, cambiar las etiquetas y los campos de datos, y añadir, cambiar, cancelar y eliminar archivos.

Solo el soporte de TrakIT puede dar a un rol los permisos de la sección Employee Master. Los mismos permisos controlan la página Maestro de empleados. En ambos casos, solo llega a los empleados de las empresas a las que tiene acceso.

Los administradores del sistema no pueden abrir esta página.