Finanzas de los flujos de trabajo

La página Workflow Finance lista los expedientes con sus cifras y su estado de finanzas, para que pueda encontrar los expedientes que aún necesitan estimaciones, aprobación, facturas, facturas de proveedor o cierre. Desde aquí abre la página de finanzas de un expediente o de una orden de trabajo, exporta la lista y cambia el estado de finanzas de varios expedientes a la vez.

Para abrirla, seleccione Finance > Jobs.

Solo ve los expedientes de los flujos de trabajo a los que tiene acceso. Las finanzas de un expediente se llevan por separado para cada empresa: sus partidas, su estado y su moneda. La lista muestra las cifras de la empresa elegida en Company, arriba a la derecha. Esa lista ofrece las empresas vinculadas a su usuario (los administradores del sistema ven todas las empresas), y TrakIT recuerda su elección.

Buscar un expediente

Si la página muestra pestañas encima de los filtros, seleccione el grupo de flujos de trabajo en el que buscar, o All.
Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
Seleccione Search.

El número de resultados aparece encima de la lista, por ejemplo 125 Found. El icono de actualizar que hay a su lado vuelve a ejecutar la búsqueda.

TrakIT recuerda sus filtros, su vista y su tamaño de página, y los usa la próxima vez que abra la página. Reset borra los filtros, selecciona todos los flujos de trabajo y todas las etiquetas, y establece Status en Empty, Draft, Approval Requested y Approved.

Buscar más rápido con Skip Count

Seleccione Skip Count para no contar todos los resultados. La búsqueda es más rápida cuando hay muchos resultados, pero solo obtiene la primera página, por lo que no puede pasar a otras páginas. Cuando la página está llena, el recuento termina en +, por ejemplo 20+ Found.

Pestañas de grupos de flujos de trabajo

Si sus flujos de trabajo están organizados en más de un grupo de flujos de trabajo, aparece una pestaña por cada grupo, más All. Solo tienen pestaña los grupos que tienen las finanzas activadas. La lista y el filtro Workflows solo muestran los flujos de trabajo del grupo seleccionado. TrakIT abre la página en el último grupo que usó.

Filtros

Estos filtros se muestran siempre:

Filtro	Busca
Number	Un ID de expediente exacto, o cualquier parte de una referencia del expediente, un número de serie del flujo de trabajo, un número de contenedor o un ID de carga.
Cliente	Cualquier parte del nombre del cliente. La etiqueta es el nombre que su empresa da a los clientes.
Cargador/receptor	Cualquier parte del nombre o del código del cargador o del receptor.
Account Invoice Status	Expedientes según las partidas reales de ingreso y de suplido de la empresa seleccionada. Un-Invoiced Amounts: al menos una partida no figura en ninguna factura. Invoice Pending: al menos una figura en una factura que aún no está aprobada. Invoice Approved: al menos una figura en una factura aprobada. All Revenue Invoiced: todas figuran en facturas aprobadas.
Account Bill Status	Lo mismo para las partidas reales de gasto y de suplido y sus facturas de proveedor: Un-Billed Amounts, Bill Received (en una factura de proveedor que aún no está validada), Bill Validated y All Expenses Billed.
Status	El estado de finanzas del expediente en la empresa seleccionada: Empty (borrador, aún sin partidas), Draft (con partidas), Approval Requested, Approved, Closure Requested, Closed o Cancelled. El icono de marca de verificación selecciona todos o ninguno.
Currency	Expedientes cuya moneda financiera, en la empresa seleccionada, es esta moneda.
Workflows	Los flujos de trabajo que se incluyen, activos o inactivos. Escriba en Search para acortar la lista; el icono de marca de verificación selecciona todos o ninguno.
Created By/On	Quién creó las órdenes de trabajo del expediente, y una fecha From y To: cuándo se creó el expediente en la vista By Job, cuándo se creó la orden de trabajo en la vista By Work Order.
Rev/Exp Recognition	With Dates Only: expedientes con una fecha de reconocimiento de ingresos y gastos, opcionalmente entre una fecha From y To. Without Dates Only: expedientes sin ella.
Quotation	With Quotation Only o Without Quotation Only: expedientes cuyas partidas en la empresa seleccionada se inicializaron, o no, a partir de un presupuesto.
Quotation Number	Cualquier parte del número o del nombre de ese presupuesto. Se ignora con Without Quotation Only.
Tags	Expedientes con las etiquetas seleccionadas. [No Tags] busca los expedientes sin etiquetas.

En un filtro con casillas, como Status o Workflows, mantenga al menos un elemento seleccionado: si no hay ninguno seleccionado, la búsqueda no encuentra nada.

La flecha junto a una fecha From y To ofrece intervalos rápidos: This Month, Last Month, This Quarter, Last Quarter, Year-To-Date, Last Year y Clear Dates.

Cuando cambia los flujos de trabajo seleccionados, las listas de los demás filtros, como las entidades, los eventos y los campos de datos, se adaptan a ellos. El icono de actualizar junto a Workflows (Refresh other filters) actualiza esas listas de inmediato.

Añadir o quitar filtros

Puede mostrar hasta 10 filtros más.

En el panel de filtros, seleccione Customize.
Seleccione los filtros que quiera usar.
Seleccione Save.

La página se vuelve a cargar con los filtros que ha seleccionado. Para quitar un filtro, desmárquelo en Customize o seleccione la cruz roja junto a su nombre en el panel de filtros.

Filtro	Busca
Transportista, transportista por carretera, agente de fianzas, agente de aduanas	Expedientes con una orden de trabajo que tiene una de las entidades seleccionadas. — busca las órdenes de trabajo que no tienen ninguna. Las etiquetas son los nombres que su empresa da a estos tipos de entidad.
Transportista por carretera de retorno	Expedientes con una orden de trabajo que tiene el transportista por carretera de retorno seleccionado. La etiqueta se configura para su empresa.
Job Type	Expedientes de los tipos de expediente seleccionados.
Events	Completed Event: expedientes en los que el evento está realizado. En NA Status, elija NA Only para buscar solo los eventos marcados como no aplicables, o Exclude NA para excluirlos, e introduzca una fecha From y To si es necesario. Not Completed Event: expedientes en los que el evento aún no está realizado. Con ambos, un expediente debe cumplir los dos.
Data	Expedientes en los que un campo de datos coincide. Elija el campo y después un Search Mode: Partial Match, Exact Match, Not Like, Empty, Not Empty, Number Range o Date Range. Un intervalo numérico compara el valor con un número (Equal To, More Than, etc.) o con dos (In Range, Outside Range).
Service	Expedientes con una orden de trabajo que tiene uno de los servicios seleccionados.
Customer Group	Expedientes cuyo cliente está en los grupos seleccionados.
Responsible Country	Expedientes cuyo flujo de trabajo pertenece a una empresa de uno de los países seleccionados.
Cargo Type	Expedientes de los tipos de mercancía seleccionados.
Locations	First Location y Last Location: expedientes con una orden de trabajo cuyo nombre de la primera o la última ubicación contiene el texto.
Responsible Person	Expedientes con una orden de trabajo cuyo responsable es uno de los seleccionados.
Multi-Value	Una lista de hasta 100 valores de un mismo tipo: Job ID, la referencia del expediente o Workorder ID. Separe los valores con comas, puntos y coma, tabulaciones o saltos de línea.

Si un administrador ha limitado los expedientes que puede ver, el panel de filtros muestra Custom Filters Active.

Ver por expediente o por orden de trabajo

Dos pestañas encima de la lista cambian de una vista a otra. TrakIT recuerda la que usó por última vez.

Vista By Job

Una fila por expediente, del más reciente al más antiguo. Las cifras son las de todo el expediente en la empresa seleccionada. En esta vista también puede cambiar el estado de finanzas de varios expedientes.

Vista By Work Order

Una fila por orden de trabajo, empezando por el expediente más reciente. Las órdenes de trabajo canceladas se excluyen. Los filtros siguen buscando expedientes, por lo que la lista muestra todas las órdenes de trabajo de cada expediente que coincide. Las columnas de ingresos y de gastos se calculan solo a partir de las partidas reales propias de la orden de trabajo: las que se aplican «for WO» a esa orden de trabajo, no las partidas de todo el expediente.

La lista

Las columnas se configuran para su empresa y pueden ser distintas en cada grupo de flujos de trabajo. Pueden incluir datos del expediente, eventos y campos de datos de las órdenes de trabajo, y cifras como estas:

Columna	Muestra
ID del expediente	Abre la página de finanzas del expediente.
Referencia del expediente	Abre el expediente.
ID de la orden de trabajo	En la vista By Work Order, abre la página de finanzas de la orden de trabajo.
Estado	El estado de finanzas del expediente: Draft, Approval Requested, Approved, Request for Closing, Closed o Cancelled. Un expediente sin partidas que sigue en borrador muestra -.
Estado cambiado por	Quién cambió el estado de finanzas por última vez, y hace cuánto tiempo.
Ingresos, gastos y suplidos estimados y reales	Los totales de las estimaciones y de los importes reales del expediente, en la moneda financiera del expediente.
Margen estimado y real	Los ingresos menos los gastos. Aparece en rojo cuando es cero o menos.
Desviación	El margen real menos el margen estimado, como importe o como porcentaje del margen estimado. Aparece en rojo cuando es negativa.

Las columnas de ingresos, margen y desviación quedan vacías si su rol no puede ver las partidas de ingreso.

Los expedientes cerrados se muestran en gris y los cancelados en rojo. Seleccione un encabezado de columna para ordenar por esa columna, si la columna lo permite. Use las páginas de la parte inferior de la lista para recorrer los resultados.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar en un archivo de Excel todas las filas que coinciden con sus filtros, con las columnas de la lista. En el archivo, los ID de expediente y de orden de trabajo enlazan con sus páginas de finanzas. Export aparece cuando su rol puede exportar las finanzas de los expedientes y la búsqueda ha encontrado algo.

Cambiar el estado de varios expedientes

En la vista By Job, el menú Tasks cambia el estado de finanzas de los expedientes que seleccione, en la empresa seleccionada.

Seleccione By Job.
Marque la casilla de cada expediente. El icono de marca de verificación del encabezado selecciona todos o ninguno.
Sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione la tarea.

Tarea	Cambia el estado a	Funciona con los expedientes que
Request Approval	Approval Requested	Están en Draft y tienen estimaciones en la empresa seleccionada.
Approve	Approved, lo que crea los importes reales a partir de las estimaciones	Están en Draft o en Approval Requested, y cuyo cliente tiene rellenados todos sus campos obligatorios.
Request Closing	Request for Closing	Están en Approved o ya en Request for Closing.
Close Job	Closed	Están en Approved o en Request for Closing, sin facturas no aprobadas ni facturas de proveedor no validadas, en la empresa seleccionada.

Las tareas que su rol no puede usar aparecen en gris. Su empresa también puede configurar sus propias comprobaciones para cada cambio.

TrakIT cambia cada expediente por separado y después muestra cuántos se han cambiado y cuántos no. Los expedientes siguen seleccionados; los que no se han cambiado aparecen resaltados en rojo, con el motivo debajo. Un cambio de estado envía las mismas notificaciones que en la página de finanzas del expediente.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Job Finance	Read	Abrir la página.
Job Finance	Access Income Accounts	Ver las columnas de ingresos, margen y desviación.
Job Finance	Export	Exportar la lista.
Job Finance	Request Estimate Approval	Usar Request Approval.
Job Finance	Approve Estimate	Usar Approve.
Job Finance	Request Closing	Usar Request Closing.
Job Finance	Close Job	Usar Close Job.

Las casillas solo aparecen si su rol puede usar al menos una de las tareas. También necesita tener una empresa asignada a su usuario y acceso a los flujos de trabajo cuyos expedientes quiere ver. Si no tiene ningún flujo de trabajo, TrakIT se lo indica al abrir la página.