Estado de los presupuestos

La página Quotation Status cuenta los presupuestos de una empresa en cada estado y lista los presupuestos del estado que seleccione. Utilícela para seguir los presupuestos que esperan aprobación, están en revisión o se han rechazado, sin definir filtros en la lista completa.

Para abrirla, seleccione Analytics > Quotation Status.

Para buscar presupuestos con más filtros, o para crear uno, utilice la página Presupuestos. Para saber qué significa cada estado, consulte Estados.

Elegir la empresa

Si tiene acceso a más de una empresa, elija la empresa en la lista de la parte superior de la página. Empieza en su propia empresa, y TrakIT recuerda su elección para la próxima vez. Al cambiar de empresa, se actualizan las listas Workflows y Created By de los filtros.

Filtros

Seleccione Filters para abrir o cerrar el panel de filtros. Defina los filtros y, después, seleccione Search. Reset los borra y vuelve a buscar. TrakIT recuerda sus filtros para la próxima vez.

Filtro	Encuentra
Number/Title	Cualquier parte del número o del título del presupuesto.
Entity	Cualquier parte del nombre del cliente.
Linked referencia del expediente	El presupuesto vinculado a un expediente. Escriba la referencia completa del expediente. La etiqueta usa el nombre corto de la referencia del expediente definido para su empresa, por ejemplo Linked T/D.
Quotation Date	Los presupuestos con fecha entre las fechas From y To. La flecha junto a la etiqueta ofrece periodos como This Month o Last Quarter. Un filtro de fecha solo cuenta los presupuestos que se han generado: Generated, Finalised, Rejected, Cancelled u Ops Assigned. Los recuadros Draft, Approval Requested, Under Revision y Approved quedan entonces vacíos.
Workflows	Los flujos de trabajo de los presupuestos: los de la empresa a los que tiene acceso y que tienen presupuestos. – Empty / NA – encuentra los presupuestos sin flujo de trabajo. El icono de verificación selecciona todos o ninguno.
Created By	Los usuarios que crearon los presupuestos. La lista contiene a todas las personas que han creado un presupuesto en la empresa.

Recuadros de estado

Found, en la parte superior, indica cuántos presupuestos coinciden con los filtros, por ejemplo Found 25 Quotes. Debajo, un recuadro por estado cuenta los presupuestos coincidentes que están en ese estado: Draft, Approval Requested (el estado Request for Approval), Under Revision, Approved, Generated, Finalised, Rejected, Cancelled y Ops Assigned. Sitúe el puntero sobre el icono de información de un recuadro para ver una breve descripción.

Seleccione un recuadro para listar debajo sus presupuestos. El recuadro seleccionado aparece resaltado, y un recuadro sin presupuestos aparece atenuado. TrakIT recuerda el recuadro que ha seleccionado. Las plantillas se cuentan en el estado en que se encuentran.

Los administradores del sistema también ven cuánto ha tardado cada recuento.

La lista

La lista muestra los presupuestos del recuadro seleccionado, 20 por página, por orden de ID, del más antiguo al más reciente. Los presupuestos cancelados se muestran en rojo.

Columna	Muestra
ID	El ID del presupuesto.
Date	La fecha del presupuesto, para los presupuestos en Generated, Finalised, Rejected, Cancelled u Ops Assigned; en otro caso, y para las plantillas, -. La fecha aparece en rojo cuando la validez ha caducado, y siempre cuando el presupuesto no tiene validez.
Number	El número del presupuesto. Selecciónelo para abrir el presupuesto en una pestaña nueva.
Rev	La revisión, si la hay.
Title	El título del presupuesto.
Company, Workflow	La empresa, y el flujo de trabajo si el presupuesto tiene uno.
Customer	El cliente.
Currency	La moneda del presupuesto.
Income, Expense, Gross Profit	Los totales de las partidas de ingreso y de gasto, sin impuestos, y la diferencia. Gross Profit aparece en rojo cuando es negativo. Los suplidos no se cuentan.
Status	El estado, por ejemplo Request for Approval.
Restricted	Un indicador luminoso rojo cuando el presupuesto está restringido.
Validity(Days)	El número de días durante los que el presupuesto es válido, o - si no tiene validez.
Reason	Solo para Approval Requested, Under Revision, Rejected y Cancelled: el motivo elegido la última vez que cambió el estado, si lo hay.
Remarks	Las observaciones internas del presupuesto.
Created By	Quién creó el presupuesto, y hace cuánto tiempo.

No data available significa que el recuadro seleccionado no tiene presupuestos.

Exportar la lista

Seleccione Export, encima de la lista, para descargar todos los presupuestos del recuadro seleccionado en un archivo de Excel, con las mismas columnas que la lista. En el archivo, Restricted indica Yes o No. Export aparece cuando la lista tiene al menos un presupuesto y su rol tiene Export en la sección Quotations.

Actualizar la página

Refresh, en la parte superior derecha junto a Auto-Refresh, vuelve a contar y a listar los presupuestos.

Para que la página se actualice sola, seleccione Auto-Refresh. El enlace inicia entonces una cuenta atrás de 10 minutos, por ejemplo Refresh in 9:58, y la página se actualiza cuando llega a cero. Sitúe el puntero sobre el enlace y seleccione Refresh Now para actualizarla de inmediato. Mientras trabaja en otra ventana, el enlace muestra Paused: cuando la cuenta atrás termina mientras la ventana de TrakIT no tiene el foco, vuelve a empezar en lugar de actualizar la página. Desmarque Auto-Refresh para detenerla. Auto-Refresh está desactivado cada vez que abre la página.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Quotations	Read	Abrir la página y ver los recuentos y la lista.
Quotations	Export	Exportar la lista.

La lista de empresas muestra las empresas a las que tiene acceso. Ve un presupuesto si no tiene flujo de trabajo o si su flujo de trabajo es uno de los suyos. Un presupuesto restringido solo se cuenta y se lista para el usuario que lo creó, los usuarios a los que notifica y los administradores del sistema. Los administradores del sistema ven los presupuestos de todos los flujos de trabajo.